Образец акта приёма-передачи договоров между сотрудниками: опись оригиналов и копий, приложения и недостачи. Как передать папку администратору коворкинга.
О
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
8 мин чтения
«3 штуки» — так я описала папки, которые собиралась передать новому администратору коворкинга. Число сходилось. Содержимое оказалось сложнее: в одной лежала копия договора, в другой недоставало приложения. Когда я искала «акт приема передачи договоров образец», мне требовался документ, по которому сотрудник примет именно бумаги и увидит эти различия.
Я собрала комплект заново и сделала опись. Ниже — мой вариант для внутренней передачи между сотрудниками: готовый текст акта, заполненная таблица и проверка перед подписанием. Его удобно перенести в документ и заменить обозначения своими. Если в компании уже утверждена форма, используй её, сохранив подробности о составе комплекта.
Передать папку — ещё не описать договоры
У администратора были вполне земные вопросы. Где посмотреть условия пользования переговорной? Какой список оборудования относится к договору обслуживания? Есть ли подписанный график поставки бумаги? Запись о трёх папках не помогала ответить ни на один.
Я проверила содержимое и обнаружила ещё одну вещь: дополнительное соглашение лежало отдельно от основного договора. На месте оно было. В моей первой записи его будто не существовало.
Для такого случая я называю документ «Акт приёма-передачи бумажных договоров и приложений». Он фиксирует движение перечисленных бумаг от одного сотрудника к другому. По нему мы не принимаем услуги подрядчика, не подтверждаем оплату и не делаем вывод, что стороны исполнили договор.
Это различие стоит сохранить в самом тексте. Фраза «обязательства выполнены, претензий нет» здесь лишняя: при отсутствии приложения она ещё и скрывает проблему, которую мы как раз обнаружили.
Что разложить на столе до заполнения
Вначале я пыталась переписать названия с корешков папок. Остановилась на второй: под названием «Обслуживание» оказались бумаги по разным периодам. Пришлось раскрывать каждый комплект. Так и надо было начать.
все передаваемые экземпляры договоров, включая лежащие отдельно;
приложения, спецификации и дополнительные соглашения;
имеющийся внутренний реестр, чтобы сопоставить номера и названия;
перечень того, что обещали передать, но пока не нашли;
действующую внутреннюю форму акта, если компания её использует.
Не объединяй оригинал и копию в одну отметку «есть». Укажи вид каждого экземпляра. Если не уверена, что перед тобой оригинал, сначала уточни это у ответственного сотрудника. Подпись, видимая на распечатке, сама по себе вопрос не решает.
Ещё договорись, что считаешь. В моём образце «лист» означает физический лист бумаги: двусторонняя печать не превращает его в два листа. Это способ избежать разного подсчёта внутри нашего комплекта, а не требование оформлять папку как архивное дело.
Готовый акт приёма-передачи договоров: образец с описью
Обозначения контрагентов ниже условные. В рабочем документе подставь название своей организации, сотрудников, фактические номера и даты. Квадратные скобки перед подписанием заполни. Не оставляй их в окончательном акте.
[Название организации]
АКТ № [номер]
приёма-передачи бумажных договоров и приложений
[Город]
[Фактическая дата передачи]
Мы, [должность, ФИО передающего сотрудника], далее — Передающий, и администратор коворкинга [ФИО принимающего сотрудника], далее — Принимающий, составили настоящий акт о следующем.
1. Предмет передачи
Передающий передал, а Принимающий принял перечисленные в описи бумажные документы для дальнейшей работы с договорной папкой коворкинга. Основание внутренней передачи: [реально существующее распоряжение или иное основание; при отсутствии отдельного документа эту строку удалить].
2. Опись фактически переданных документов
№ · Документ и контрагент · Переданный экземпляр · Приложения в комплекте · Фактически листов · Состояние и замечания
1 — Договор пользования переговорной К-014 от [дата], Резидент А — Оригинал, 1 экз., 4 листа — Приложение № 1 «План рассадки», оригинал, 1 лист — 5 — Текст читается; на последнем листе договора подписи сторон
2 — Договор обслуживания оборудования ТО-007 от [дата], Подрядчик Б — Копия, 1 экз., 3 листа — Приложение № 1 «Перечень оборудования», копия, 1 лист — 4 — Копии не заверены; оригиналы этим актом не передаются
3 — Договор поставки канцелярии П-021 от [дата], Поставщик В — Оригинал, 1 экз., 2 листа — Приложение № 1 «Заказ», оригинал, 1 лист — 3 — Указанное в договоре приложение № 2 «График поставки» отсутствует
4 — Дополнительное соглашение № 1 от [дата] к договору К-014 — Оригинал, 1 экз., 1 лист — Нет — 1 — Текст читается; имеются подписи сторон
Итого фактически переданы три договора, одно дополнительное соглашение и три приложения на 13 листах, из них оригиналы на 9 листах, копии на 4 листах. Отсутствующее приложение № 2 к договору П-021 в этот итог не включено.
3. Выявленные несоответствия и следующие действия
Приложение № 2 «График поставки» к договору П-021 не передано. Передающий уточняет его наличие у [должность, ФИО] до [согласованная дата] и сообщает Принимающему результат поиска.
По договору ТО-007 получены только незаверенные копии договора и приложения № 1. Передающий уточняет место хранения оригиналов до [согласованная дата]. Передача оригиналов, если она состоится, оформляется отдельно с указанием фактического состава и даты.
Принимающий принимает только документы, перечисленные в описи, с указанными замечаниями. Передача недостающих документов настоящим актом не подтверждается.
4. Подтверждение передачи
При составлении акта сотрудники совместно сверили перечисленные документы и количество листов. Настоящий акт фиксирует передачу бумажных документов; он не подтверждает приёмку услуг, выполнение работ или расчёты по перечисленным договорам.
Акт составлен в двух экземплярах, по одному для Передающего и Принимающего.
Как заполнить акт приёма-передачи договоров: образец расхождений
Я оставила недостающий график в разделе замечаний. Раньше хотелось написать мягче: «документы переданы согласно перечню». Но администратор всё равно получил бы папку без нужной бумаги, а моя фраза этого не объяснила бы.
Запись о расхождении должна позволять продолжить работу. Здесь нужны четыре ответа: чего нет, к какому договору это относится, кто выясняет судьбу документа и когда сообщает результат. Само обещание найти график не означает, что он уже передан.
С копией похожая история. Напиши «копия, один экземпляр, три листа», затем отдельно опиши приложение. Если передаёшь несколько экземпляров одного договора, перечисли их так, чтобы было понятно количество каждого вида. Для разных комплектов приложений удобнее сделать отдельные строки.
Не оценивай по описи действительность сделки. Отметка о видимых подписях описывает бумагу, которую держат сотрудники, и не заменяет юридическую проверку полномочий или содержания договора. Нужен такой вывод — передай вопрос юристу с самими документами.
Проверь и арифметику. В нашем комплекте 5 + 4 + 3 + 1 = 13. Три приложения присутствуют, четвёртое только упомянуто в договоре. Его листов в сумме нет. Когда график найдётся, зафиксируй новую передачу отдельно, а не исправляй прошлое так, будто бумага была в папке с самого начала.
Собрать текст по своей описи в LibraChat
Для следующей передачи мне удобнее начинать с перечня документов, а затем приводить его к единому оформлению. LibraChat помогает подготовить текст и разобрать содержание прикреплённых документов. Проверка того, что физически лежит на столе, остаётся за сотрудниками.
Вместо короткого запроса «акт приема передачи договоров образец» дай чату сведения о комплекте. Для подготовки структуры достаточно обезличенной описи: без подписей, паспортных данных, банковских реквизитов и закрытых условий договоров.
Подготовь проект внутреннего акта передачи бумажных договоров от сотрудника администратору коворкинга. Вот обезличенная опись: [вставь перечень]. Сделай таблицу с названием, номером и датой документа, видом экземпляра, количеством листов, приложениями и замечаниями. Отдельно перечисли недостающее. Не считай отсутствующие документы переданными. Неизвестные сведения оставь вопросами. Не добавляй подтверждение приёмки услуг или отсутствия претензий. После проекта покажи расчёт общего количества листов.
Если нужен документ Word, попроси об этом отдельно, указав формат. Затем просмотри полученный файл: таблица и подписи должны быть читаемы. Текстовое сообщение о готовности само по себе не означает, что файл приложен.
Для работы с содержанием пригодится разбор анализа документов нейросетью. Условия использования сервиса можно сверить на странице тарифов; состав папки от выбранных условий не меняется.
Что проверить вдвоём перед подписью
В образце нет обязательной комиссии или универсального набора печатей. Он предназначен для описанной внутренней передачи. Не подменяй им форму, которую требуют правила именно твоей организации или специальная процедура передачи документов.
При подготовке оформления я ориентируюсь на рекомендации Росархива к ГОСТ Р 7.0.97-2025. А правила делопроизводства для государственных органов имеют свою область применения: переносить их требования на обычную папку частного коворкинга автоматически нельзя. Для архивной передачи нужен отдельный порядок.
Перед подписанием пройдите короткую сверку:
Номер и дата в каждой строке совпадают с бумагой перед вами.
Оригиналы, копии и дополнительные экземпляры различимы в описи.
Приложения названы, а не спрятаны в формулировке «с приложениями».
Количество листов посчитано по фактически полученному комплекту.
Недостающее и дальнейшие действия записаны до подписания.
В документе стоят настоящие участники передачи и её фактическая дата.
Я теперь начинаю такую встречу с вопроса о самом неполном комплекте. В нашем случае это договор поставки: где его график? Ответа может пока не быть. Тогда в акте останется точное замечание, а администратор получит понятную задачу вместо подписи под обещанием, что три папки означают полный порядок.
