Алиса, написать служебную записку: шпаргалка с цифрами
Алиса написать служебную записку просят, когда нужно убедить директора. Шпаргалка владельца кафе: структура, цифры, которые решают, и настоящий пример из LibraChat.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр LibraChat
7 мин чтения
Служебную записку, где нет ни одной суммы, я как владелица не дочитываю. Через мои руки их проходит по нескольку в месяц: кафе на 40 мест, восемь сотрудников, вечные поломки. Записка с цифрами решается за минуту, записка без них ждёт неделю. Запрос «алиса написать служебную записку» обычно набирают те, кому нужно убедить начальство. Алису от Яндекса так просят часто, а я покажу, как администратор моего кафе сделал это в LibraChat. Ниже шпаргалка: структура, цифры, которые решают, настоящий документ и что в нём дописать.
Алиса, написать служебную записку: из чего она состоит
У служебной записки простая задача: донести до руководителя проблему и получить решение. Не больше. Поэтому её скелет почти всегда один и тот же:
шапка: кому, от кого, дата;
заголовок, который начинается с «О…»: «О приобретении», «О премировании», «О ремонте»;
суть: что случилось, в фактах и цифрах;
просьба: что ты хочешь от руководителя, одной фразой.
Всё остальное лишнее. Эмоции, история вопроса с прошлого года, рассуждения о том, кто виноват. Я читаю записку, чтобы принять решение, а не чтобы посочувствовать.
Почему запрос «алиса написать служебную записку» без цифр не сработает
Год назад та же посудомойка сломалась в первый раз. Администратор принёс записку. Там было: «Посудомоечная машина постоянно ломается, необходимо приобрести новую». Всё.
Я отложила. Не из вредности. Я не поняла, сколько это стоит и насколько срочно. «Постоянно» — это как? Раз в месяц? Раз в неделю? «Новую» — за сколько?
Через неделю машина сломалась снова. Мы вызвали мастера. Заплатили. Ещё через месяц история повторилась. Каждый раз я платила за ремонт, потому что новой записки не было, а старая лежала без цифр.
Нейросеть здесь не поможет, если цифр нет у тебя. Она красиво оформит любую фразу. Но фраза «постоянно ломается» в красивом оформлении остаётся фразой без цены. Сначала цифры. Потом запрос. Потом документ.
Цифры, которые решают за тебя
Вот что я ищу в любой служебке, прежде чем дочитать до конца:
Сколько уже потеряно: ремонт, простой, списанный товар.
Сколько стоит решение: цена покупки, работы, услуги.
Как часто повторяется проблема: раз в год или раз в две недели.
Что будет, если ничего не делать.
Хватает первых трёх. Если они есть, я сама посчитаю, что выгоднее. Если их нет, я прошу переписать, и решение откладывается.
Запрос «алиса написать служебную записку» в LibraChat
Наш администратор Артём пришёл ко мне с проблемой: посудомойка опять сломалась, третий раз за два месяца. Я попросила написать служебку по всем правилам. Он открыл LibraChat и отправил запрос:
Напиши служебную записку на имя директора от администратора кафе о покупке новой посудомоечной машины: старая ломалась 3 раза за 2 месяца, ремонт обошёлся в 18 000 рублей, новая стоит около 95 000 рублей. Деловой стиль, коротко, с просьбой в конце. ФИО директора, моё ФИО и дату не заполняй — я впишу сам.
В запросе есть три цифры из моего списка. Сколько потеряно, сколько стоит решение, как часто повторяется. Этого достаточно.
Что пришло: файл Word за один запрос
Ответом пришёл готовый документ, «Служебная записка о посудомоечной машине.docx». Когда в просьбе назван документ, LibraChat присылает его файлом прямо в ответе. Вот его текст целиком:
Кому: Директору [ФИО директора]
От кого: Администратора кафе [ФИО]
Служебная записка
Дата: [дата]
О приобретении посудомоечной машины
Уважаемый [ФИО директора]!
За последние два месяца посудомоечная машина ломалась три раза. Стоимость проведённого ремонта составила 18 000 рублей.
В связи с изложенным прошу рассмотреть возможность приобретения новой посудомоечной машины стоимостью около 95 000 рублей.
С уважением,
[ФИО]
Под файлом LibraChat добавил короткое пояснение: данных, которых не было в запросе, он не придумывал, а на их месте оставил поля в квадратных скобках. Для меня это важнее красоты слога. В служебке, которая просит денег, выдуманная цифра хуже пустого поля.
Шпаргалка: как я читаю этот документ
Часть записки · Что в ней · Что я как директор вижу
Заголовок — О приобретении посудомоечной машины — о чём речь, ещё до текста
Обращение — Уважаемый [ФИО директора]! — документ адресован лично мне
Факт — три поломки за два месяца — проблема повторяется, а не разовая
Потери — ремонт 18 000 рублей — деньги уже ушли
Цена решения — около 95 000 рублей — сколько стоит закрыть вопрос
Просьба — рассмотреть приобретение за 95 000 — конкретное действие и сумма в одной фразе
Я прочитала её за 30 секунд. Прикинула: три ремонта за два месяца, при таком темпе за год набежит около 100 тысяч только на ремонт. Новая машина окупится быстрее, чем через год. Решение приняла в тот же день.
Отдельно про порядок. Сначала два факта, потом просьба, и между ними связка «в связи с изложенным». Фактов всего два, поэтому до просьбы я добираюсь за пару секунд. Многие сотрудники ставят просьбу в конец после длинной истории, и к концу истории я уже устаю. Здесь истории нет, есть цифры, и просьба стоит там, где её ждёшь.
И про тон. В документе есть обычное «Уважаемый» в обращении и «С уважением» в конце, но нет «к сожалению, вынуждена сообщить» и жалоб. Деловой стиль, который мы просили, здесь значит одно: каждое предложение несёт факт. Я проверила: вычеркнуть нечего. Для служебки это лучший комплимент.
Что я попросила дописать
Документ хороший, но одной цифры не хватало. Самой главной для меня, как для владелицы: сколько мы теряли, пока машина стояла.
Когда посудомойка не работает, посуду моют руками. Это лишний человек на мойке и очередь из грязных тарелок в обед. Артём посчитал: три поломки, по два дня простоя, на каждый день лишняя смена посудомойщицы. Ещё около 12 000 рублей. Эту строку он отправил следующим сообщением в тот же чат: так правится тот же документ, новый файл с нуля собирать не нужно.
Мой совет любому, кто пишет служебку на покупку: добавь строку «сколько стоит простой». Она убеждает сильнее, чем цена ремонта.
Почему так. Цену ремонта руководитель видит в счёте. А простой он не видит. Он не стоит на мойке в обед и не слышит, как повар ругается на пустую полку с тарелками. Строка про простой показывает ему то, чего он не видит. Это и есть работа служебной записки.
Ещё три вещи, которые проверь перед отправкой:
ФИО директора и своё, без ошибок в падеже;
дату составления, а не дату поломки;
что в записке нет обещаний от имени руководителя, вроде «купим на следующей неделе».
Та же формула для других ситуаций
Скелет записки не меняется, меняются цифры. Для своих сотрудников я сделала памятку, что писать в запросе в разных ситуациях:
Ситуация · Какие цифры дать в запросе
Покупка оборудования — сколько ломалось, сколько стоил ремонт, цена нового
Премия сотруднику — что сделал, сколько это принесло или сэкономило
Ремонт помещения — что сломано, сколько стоит работа, что будет, если не чинить
Дополнительная смена — сколько гостей не обслужили, сколько выручки потеряно
Формула запроса одна: кому, от кого, о чём, три цифры, деловой стиль, просьба в конце, ФИО в скобках.
Памятку я распечатала и повесила в подсобке рядом с графиком смен. С тех пор служебки приходят другие. Короче. С цифрами. Одну, про дополнительную смену в выходные, я одобрила, не вставая из-за кассы: там было сказано, сколько гостей ушло без заказа в прошлую субботу.
Сколько у тебя висит нерешённых вопросов, по которым руководитель «пока думает»? Почти всегда за этим стоит записка без цифр. Одна служебка с тремя цифрами решает вопрос за день, а не за неделю.
Попробуй на ближайшей проблеме: открой чат LibraChat, возьми запрос выше и подставь свои три цифры. Документ придёт файлом Word. Для одной-двух записок в месяц хватит бесплатного тарифа. Остальное сравнишь на странице тарифов.
алиса написать служебную запискуслужебная запискакафедокументымалый бизнесзакупка оборудования
