Гарантийное письмо образец: долг, приём на работу, юрадрес
Гарантийное письмо, образец на три случая: долг поставщику, приём на работу и юрадрес. Что в нём обязательно, как получить файл Word и что проверить.
Денис
Продакт LibraChat
7 мин чтения
Любой образец гарантийного письма держится на пяти вещах: отправитель и адресат, обязательство с цифрами, основание (договор, вакансия, помещение), срок и подпись того, кто вправе обещать от имени организации. Всё остальное в нём оформление.
Одно лишнее слово в таком письме уже становится условием, которое придётся выполнять. В первом же образце, который мне прислал LibraChat, такое слово нашлось.
Что делает письмо гарантийным
Обычное деловое письмо сообщает. Гарантийное обязывает. Это как расписка, только от имени фирмы и с датой, к которой ты себя привязал. Поэтому в нём не бывает «постараемся» и «в ближайшее время»: только сумма, дата и действие.
Скелет у всех видов одинаковый:
шапка: исходящий номер, дата, кому адресовано (должность и ФИО руководителя или «по месту требования»);
заголовок «Гарантийное письмо» и обращение, если письмо адресное;
основной абзац: кто гарантирует, что именно, на каком основании и до какого числа;
должность, подпись с расшифровкой, печать при наличии.
Отдельного ГОСТа на гарантийное письмо нет. Как оформлять реквизиты письма на бланке организации, описывает ГОСТ Р 7.0.97-2016 — на него и ссылаются, когда спрашивают образец «по ГОСТу». Для письма от частного лица хватит здравого смысла: ФИО, адрес, телефон, дата, подпись.
Ещё одно правило, которое я бы держал в голове: в письме нельзя обещать того, на что у подписанта нет полномочий. Директор гарантирует оплату от имени общества, бухгалтер — только по доверенности.
Гарантийное письмо об оплате долга: образец в Word
Самый частый случай. Компания задолжала и просит не останавливать отгрузки, а взамен письменно называет срок погашения. Вот запрос, который можно взять целиком и поменять на свои названия, сумму и даты:
Составь в Word гарантийное письмо от ООО «Ромашка» поставщику ООО «Альфа-Снаб»: у нас задолженность 180 000 рублей по договору поставки от 12 марта, обязуемся погасить её двумя платежами до 30 ноября. Письмо подписывает директор. Реквизиты, номер договора и ФИО оставь пустыми полями.
Слово «Word» здесь главное: в LibraChat достаточно назвать формат в запросе, и файл придёт прямо в ответе. Вторая полезная часть — просьба оставить реквизиты пустыми. Банковские данные и ФИО в чат вставлять незачем, их проще вписать в готовый файл.
В пришедшем файле всё по скелету. Исходящий номер полем и дата. Адресат — директор «Альфа-Снаба» с полем под ФИО. Обращение «Уважаемый». Абзац о признании долга в 180 000 рублей по договору поставки, абзац с обязательством, реквизиты плательщика полем, подпись директора.
Теперь что я бы поправил. В обязательстве стоит «двумя равными платежами». Слова «равными» в моём запросе не было. Мелочь? Нет. Если ты собирался платить разными суммами, письмо уже обещает другое. В гарантийном письме любое лишнее слово становится условием.
Второе: графика нет. Поставщику спокойнее, когда видно не только конечный срок, а сумма и дата каждого из двух платежей. Такой график я бы вписал сам. Если не хочется править руками, напиши об этом в том же чате, не открывая новый: LibraChat поправит этот же документ и оставит его в Word.
Третье: год договора. Я его не дал, и в файле осталось просто «от 12 марта». Поставщик найдёт договор и так, но в документе о деньгах дата должна быть полной.
С этими тремя правками образец письма о долге выглядит так (в скобках то, что вписываешь сам):
Исх. № [номер] от [дата].
Директору ООО «[поставщик]» [ФИО].
Гарантийное письмо.
Уважаемый [имя и отчество]!
ООО «[должник]» подтверждает задолженность в размере [сумма цифрами] ([сумма прописью]) рублей по договору поставки № [номер] от [число, месяц, год].
Гарантируем погасить задолженность двумя платежами: [сумма] рублей до [дата] и [сумма] рублей до [дата].
Реквизиты плательщика: [банковские реквизиты].
Директор ООО «[должник]», [подпись], [ФИО].
Приём на работу: письмо для кандидата
Второй частый вид: гарантийное письмо о приеме на работу. Его просят, когда кандидату нужно подтвердить будущую работу где-то ещё: например, пока он оформляет медицинскую книжку или другие документы. Я спросил так:
Нужно гарантийное письмо о приёме на работу: кафе готово взять кандидата поваром с 1 декабря после того, как он оформит медицинскую книжку. Напиши текст от имени директора кафе, с местами для ФИО кандидата, должности, оклада и даты.
Формат я не назвал, поэтому пришёл текст в чате. Ядро письма умещается в одну фразу:
настоящим гарантирует приём на работу [ФИО кандидата] на должность [должность] с 1 декабря [год].
Условие из запроса вынесено отдельно, и это правильно: обещание привязано к событию, а не висит в воздухе.
Приём на работу состоится после оформления кандидатом личной медицинской книжки установленного образца.
Хорош и абзац про оклад: сумма полем, а режим работы отправлен в трудовой договор. Гарантийное письмо не заменяет договор, и в тексте это видно.
Одна нестыковка. В подводке к ответу написано, что должность указана как повар, а в самом тексте стоит пустое поле. Впиши должность сам и не верь подводке на слово: сверяй само письмо.
И про адресата. В ответе стоит «по месту требования». Если письмо нужно конкретной организации, лучше назвать её прямо в шапке: так письмо выглядит адресным и вопросов к нему меньше.
Юридический адрес: письмо собственника помещения
Третий случай нужен тем, кто регистрирует ООО и арендует офис. Собственник помещения обещает предоставить адрес будущей фирме. Запрос:
Напиши гарантийное письмо собственника нежилого помещения о предоставлении юридического адреса для регистрации нового ООО: офис 12 кв. м, договор аренды заключим после регистрации общества. Оставь пустые поля для адреса, кадастрового номера и данных собственника.
Главную фразу письма я бы оставил без изменений:
Настоящим гарантирую предоставление указанного нежилого помещения вновь создаваемому обществу с ограниченной ответственностью «[наименование ООО]» для размещения постоянно действующего исполнительного органа и использования в качестве адреса места нахождения (юридического адреса) общества.
Срок аренды тоже на месте, отдельной строкой:
Договор аренды нежилого помещения будет заключён с обществом после его государственной регистрации.
Адресат здесь регистрирующий орган, и в шапке стоит поле под его название. Площадь написана цифрами и прописью, это привычная практика для документов с числами.
А вот проверить придётся то, чего ответ знать не может. Возьми выписку из ЕГРН на помещение и сверь с письмом три вещи: адрес полностью, с номером помещения или офиса; кадастровый номер до последней цифры; ФИО или название собственника ровно как в выписке. Опечатка в любой из них, и письмо описывает другое помещение.
Что дописать самому. Поля под паспорт, ИНН и телефон собственника заполняй уже в своём документе, когда перенесёшь туда текст: в чат эти данные отправлять не нужно. И уточни в своей налоговой, какие документы прикладывают к такому письму: обычно это копия документа о праве собственности на помещение.
Что сверить в образце гарантийного письма перед подписью
Все три ответа пришли с пустыми полями, и это удобно. Но поля не единственное, что остаётся на тебе. Перед подписью я бы прошёл по списку:
сумма написана цифрами и прописью и совпадает во всех местах письма;
в обязательстве нет условий, которых ты не обещал (как «равными» в первом примере);
основание указано полностью: номер и дата договора с годом, название вакансии, адрес и кадастровый номер помещения;
подписывает тот, кто вправе обещать от имени организации;
исходящий номер и дата стоят, письмо записано в журнал исходящих.
Письмо о деньгах или помещении юридически значимо. Поэтому образец из LibraChat остаётся черновиком: перед отправкой покажи его юристу или бухгалтеру.
Возьми тот из трёх запросов, что ближе к твоей ситуации, и перепиши в нём три вещи: кто кому пишет, что именно обещаешь, к какой дате. Если нужен файл, оставь слово «Word»: файл удобнее править и подписывать. Реквизиты и паспортные данные попроси оставить полями.
Когда файл придёт, прочитай абзац с обязательством вслух. Каждое слово в нём ты готов выполнить?
гарантийное письмо образецбыт и личноеделовые письмадокументы
