Как написать письмо: пять частей, которые есть в любом письме
Как написать письмо другу, в организацию или по электронной почте: пять частей письма, правила обращения и подписи, два образца и проверка перед отправкой.
Денис
Продакт LibraChat
7 мин чтения
Любое письмо держится на пяти частях: обращение, первая фраза о том, зачем пишешь, суть, что дальше и прощание с подписью. Меняется тон. Другу пишут на «ты», с новостями и вопросами, в организацию — на «вы» и с одной просьбой. В электронном письме к пяти частям добавляется шестая: тема.
Как написать письмо, на которое ответят? Дать адресату всё, что нужно для ответа, и не добавлять лишнего. Эти правила письма одинаковы для записки бабушке и для просьбы в библиотеку.
Сначала реши, кому и зачем ты пишешь
Одно письмо — одна цель. Прежде чем писать, ответь себе на два вопроса: кто будет читать и что он должен сделать, когда дочитает. Ответить, продлить срок, прийти, просто порадоваться твоим новостям.
Если целей две, лучше написать два письма. Просьба, спрятанная в середине длинного рассказа, теряется. Особенно в рабочей почте, где письмо читают на бегу.
Помогает простая подготовка: до письма набросай три строчки. Кому пишу. Зачем. Что он должен сделать, когда прочитает. Эти три строчки потом станут обращением, первой фразой и концом письма.
От адресата зависит и тон. Другу — «привет», «ты», шутка, вопросы. Учителю, врачу, в магазин или в компанию — «здравствуйте», «вы» и сразу к делу.
Обращение и первая фраза: как правильно начать письмо
Обращение зависит от того, насколько хорошо ты знаешь адресата:
«Привет, Саша!» — другу или однокласснику.
«Здравствуйте, Анна Петровна!» — знакомому взрослому, по имени и отчеству.
«Здравствуйте!» или «Добрый день!» — когда имени не знаешь.
После обращения обычно ставят восклицательный знак, а письмо продолжают с новой строки. В официальном письме одному человеку «Вы» часто пишут с большой буквы. Это знак вежливости, а не ошибка.
Первая фраза говорит, зачем письмо. В деловом письме это сама просьба или повод: «Пишу, чтобы попросить продлить срок сдачи книг». В письме другу можно начать с вопроса о делах, но новости не откладывай надолго.
Где чаще всего ошибаются? В первой фразе, которая ничего не говорит: «Хотел бы обратиться к вам по одному вопросу». Читатель так и не узнал, по какому. Начни с самого вопроса.
Что дальше, прощание и подпись
Четвёртая часть письма говорит, чего ты ждёшь. В письме-просьбе это срок или удобный способ ответа: «Ответьте, пожалуйста, до пятницы» или «Удобнее всего по телефону». В письме другу хватит «Пиши, жду!». Без этой части письмо обрывается, и адресат не понимает, ждут ли от него чего-то.
Прощание зависит от тона. В официальном письме пишут «С уважением,» и на следующей строке имя и фамилию. Запятая после «С уважением» нужна, точка после подписи нет. Другу можно написать «Пока!», «Обнимаю» или «До встречи».
В электронном письме к подписи стоит добавить телефон, если ждёшь звонка. В письме другу хватит имени. А приписку «P.S.» оставь для того, что вспомнилось после: важное в неё не прячь, её дочитывают не все.
Как написать письмо с просьбой, чтобы ответили без переспросов
Просьбу удобно набросать с помощью нейросети, а потом дописать своими данными. Такой набросок я попросил в LibraChat для письма в библиотеку:
Напиши короткое вежливое электронное письмо в районную библиотеку: я болел и хочу продлить срок сдачи двух книг ещё на неделю. Нужны тема письма, обращение, одна понятная просьба и подпись, без канцелярита.
В своём запросе замени библиотеку на нужного адресата, болезнь на свою причину, неделю на свой срок. Слова «без канцелярита» оставь: иначе письмо может обрасти оборотами вроде «довожу до вашего сведения».
Пришло письмо из трёх строк. Тема:
Тема: Просьба продлить срок сдачи книг на неделю
Тема хорошая: по ней ясно, о чём письмо, ещё до того, как его открыли. А сама просьба уместилась в два предложения:
Я болел и не успел вернуть две книги в срок. Прошу продлить срок сдачи ещё на неделю.
Коротко и вежливо, ровно как я просил. Но посмотри на письмо глазами библиотекаря. Каких книг? Чей читательский билет? До какого числа они числятся? Без этого ответ придёт не «продлили», а встречный вопрос.
В моём запросе этих данных не было, и придумывать их ответ не стал. Вместо имени и телефона он оставил поля в квадратных скобках. Это правильно, но поля надо заполнить, а недостающее дописать самому: номер читательского билета, названия книг и дату, до которой их нужно было вернуть.
Отсюда главное правило письма-просьбы. Адресат должен выполнить просьбу, не задав ни одного вопроса. Перечитай письмо и спроси себя: что ему нужно знать, чтобы сделать то, о чём прошу?
После доработки письмо в библиотеку выглядит так. В квадратных скобках то, что впишешь сам:
Тема: Продление двух книг, читательский билет [номер]
Здравствуйте!
Я болел и не успел вернуть две книги: «[название]» и «[название]», срок был до [дата]. Прошу продлить их ещё на неделю. Если продлить нельзя, подскажите, пожалуйста, когда их удобнее принести.
С уважением,
[Имя Фамилия], [телефон]
Строк стало больше, а письмо не стало длиннее по смыслу. Просто теперь на него можно ответить одним словом: «Продлили».
Для электронного письма добавь ещё две вещи. Тема — четыре-семь слов о сути, без «Вопрос» и «Здравствуйте». Подпись — имя и как с тобой связаться. Образцы деловых писем на три частых случая собраны в разборе образцов письма поставщику, в управляющую компанию и учителю.
Как написать письмо другу: новости, вопросы и подпись
Письмо другу часто задают в начальной школе. Устроено оно по тем же пяти частям, только вместо просьбы в нём новости и вопросы. Для образца я попросил письмо от лица третьеклассника:
Напиши пример письма другу для 3 класса: мальчик пишет другу, который летом переехал в другой город, рассказывает две новости из школы и задаёт ему вопросы. 8–10 предложений, с обращением, прощанием и подписью.
Пришло письмо Миши другу Артёму. Порядок в нём правильный: обращение, «Как ты?», воспоминание о дворе, две новости, вопросы, просьба ответить, прощание и подпись. Вопросы стоят подряд:
Как тебе новая школа? Нашёл ли ты там друзей? Чем занимаешься после уроков?
Это то, что отличает письмо от сочинения: письмо разговаривает с читателем. Вопросы дают другу повод ответить, а просьба в конце прямо об этом говорит:
Напиши мне, пожалуйста, я буду ждать письмо.
Подпись «Твой друг Миша» тоже на месте. В письме другу подписываются по имени, без фамилии.
Что я бы поменял, если это школьное задание. Новости в образце общие: новая учительница музыки «учит нас петь весёлые песни». Какие песни? Что смешного случилось на уроке? Своя деталь превращает образец в настоящее письмо, и именно её ребёнок должен вписать сам.
Перед отправкой: проверка за минуту
Перечитай письмо по короткому списку:
По первой фразе понятно, зачем письмо.
У адресата есть всё, чтобы ответить без вопросов: номера, даты, названия.
В письме одна тема, а не три.
Есть обращение и подпись, а в официальном письме одному человеку «Вы» с большой буквы.
Ни одна фраза не звучит как требование, если ты просишь.
Если письмо уходит в мессенджер, а не на почту, правила проще, но тон решает ещё больше. Об этом есть разбор сообщений, которые читают без обид.
Возьми письмо, которое давно собираешься написать, и начни с одной фразы: «Пишу, чтобы…». Если она сложилась, остальные части лягут на свои места. Набросок можно попросить в LibraChat тем же запросом, поменяв адресата и просьбу, а свои данные впиши сам.
как написать письмобыт и личноеписьмоэлектронная почтаписьмо другу
