Как сделать диаграмму в пауэр поинт по своим данным
Как сделать диаграмму в пауэр поинт: заменяю образцовые данные, проверяю подписи и вывод слайда. В LibraChat предлагаю обсудить смысл трёх учебных значений.
Е
Евгений
Дизайнер-партнёр LibraChat
8 мин чтения
20, 35 и 25 — три числа, которые должны оказаться на слайде. Но после вставки диаграммы там уже есть столбцы и цвета. Очень легко начать выбирать оформление, пока внутри ещё живут образцовые категории и значения. Рисунок выглядит готовым раньше, чем начинает показывать наши сведения.
Разберу, как сделать диаграмму в пауэр поинт на условных заявках на три экскурсионных маршрута. Пройду четыре заблуждения: о вставке, подписях, правке чисел и выборе объекта. Потом покажу запрос в LibraChat для формулировки вывода и небольшую проверку, которая обнаруживает устаревший заголовок.
Как сделать диаграмму в пауэр поинт: миф о готовой вставке
В нашем примере подано 20 условных заявок на прогулку по парку, 35 — на набережную, 25 — в исторический центр. Это авторские данные для разбора. Они не описывают настоящую экскурсионную программу и не доказывают спрос на конкретное предложение.
Маршрут · Число заявок
Парк — 20
Набережная — 35
Исторический центр — 25
Мне нужно сравнить три количества. Для такой задачи в примере выбираю столбчатую диаграмму. В настольном PowerPoint для Windows открой «Вставка» → «Диаграмма» и выбери подходящий тип. После вставки появится таблица данных, где нужно заменить образец своими категориями и числами.
Проверить, что в используемой области не остались лишние образцовые категории или ряды.
Закрыть окно данных и прочитать получившуюся диаграмму.
В наборе используется один числовой ряд «Заявки». Три маршрута являются категориями. В таблице каждый маршрут занимает свою строку, а показатель — общий столбец. Ряд данных не обязан занимать строку таблицы: здесь числа находятся в одном столбце. Если открываешь образец с несколькими рядами, не просто меняй первые три числа. Сначала восстанови свой состав категорий и рядов, затем проверь весь набор. Иначе на слайде может остаться чужое значение, которое не видно в соседнем пояснении.
Чтобы изменить используемую область, потяни её выделенный нижний правый угол в таблице данных. Для этого набора внутри должны остаться названия трёх маршрутов, заголовок «Заявки» и три числа. Если образец больше, сужай область до своих строк и столбцов. После этого проверь диаграмму: она должна показывать три категории и один числовой ряд. Простое стирание подписи рядом со слайдом состав данных не меняет.
Сначала проверяю соответствие. Цвет подождёт. Набережной должны принадлежать 35, а историческому центру — 25. Перестановка значений даст вполне убедительную картинку, которая отвечает уже другой задаче.
Не оценивай готовность по одному наличию столбцов. Посмотри на категории и имя ряда. Подпись вроде «Ряд 1» может быть сигналом, что смысл ещё не назван. А лишний столбец — повод вернуться к области данных, прежде чем выравнивать объект на слайде.
Миф: цвет сам объяснит, что сравнивается
Три цвета могут различить три маршрута, но не сообщают, что именно посчитано. Люди, заявки, проведённые прогулки и свободные места — разные показатели. В нашем наборе заданы заявки. Я сохраняю это слово в подписях и не заменяю его более впечатляющим выводом.
Заявка не обязательно равна одному участнику. Без отдельного правила учёта нельзя переименовать 35 заявок в 35 человек. У нас нет сведений о повторных обращениях или количестве людей в одной заявке. Поэтому на этом слайде я показываю только заданный показатель. Такое уточнение нужно до выбора цветов: неверную единицу не исправить более аккуратной легендой.
Для ясного чтения проверяю название диаграммы, категории и единицу значения. Если нужна дополнительная подпись оси или чисел, использую элементы диаграммы. В PowerPoint для них есть отдельное управление; стили отвечают за внешний вид. Это разные части настройки.
Я стараюсь, чтобы зрителю не приходилось угадывать единицу по устному рассказу. Заголовок «Заявки по маршрутам» уже объясняет гораздо больше, чем «Наши результаты». Подписи «Парк», «Набережная», «Исторический центр» позволяют сопоставить столбец с программой без поиска в соседнем абзаце.
Шкалу также нужно прочитать, а не принять как украшение. Посмотри, какие значения показаны и не создаёт ли выбранное оформление неожиданное впечатление о разнице. В нашем примере задача простая: сравнить три заданных количества, сохранив их смысл.
Если длинное название не помещается, сначала думаю о понятной формулировке. Сокращение не должно превращать исторический центр в другую программу. Изменение шрифта и цвета не исправит потерянную категорию. Я возвращаюсь к словам, по которым зритель узнаёт нужный маршрут.
Миф: достаточно исправить число в соседнем тексте
Число изменилось. Открываю данные диаграммы. Новый абзац рядом с картинкой сам не меняет высоту столбца. И наоборот: обновлённый столбец не подтверждает, что подпись-вывод рядом с ним тоже стала актуальной.
Чтобы изменить данные существующего объекта, выдели диаграмму. Затем найди вкладку конструктора диаграмм и команду «Изменить данные» в группе данных. В зависимости от версии доступны варианты редактирования в окне таблицы или в Excel. Подписи элементов могут различаться, но сначала должен быть выбран сам объект.
В открытой таблице исправь нужную ячейку и проверь изменение на слайде. После этого перечитай все места, где число использовалось в объяснении. Я не ограничиваюсь тем, что столбец сдвинулся. Мне нужно, чтобы три представления — исходное значение, рисунок и фраза о нём — соответствовали друг другу.
Если перед тобой обычный скриншот, у него нет той же команды изменения табличных данных. Сначала выясни, какой объект вставлен. Картинка и редактируемая диаграмма могут выглядеть одинаково, но дальнейшая работа устроена по-разному.
Отдельная история — связь с исходной книгой Excel. Она зависит от способа вставки. Я не считаю любую диаграмму из буфера автоматически связанной с рабочей таблицей. Для нашего небольшого примера достаточно понимать, где находятся используемые значения и как их проверить.
Миф: для последовательности действий нужна такая же диаграмма
Словом «диаграмма» иногда называют и сравнение количеств, и схему процесса. Но у них разные задачи. Наши маршруты сравниваются по числу заявок. Последовательность «выбрать программу → подать заявку → получить подтверждение» показывает шаги.
В PowerPoint для схемы процесса можно использовать «Вставка» → SmartArt → «Процесс», затем выбрать макет и заменить подписи. Это другой маршрут, без той же таблицы числового графика. Я выбираю объект по сообщению, которое должен понять зритель.
Число может обозначать порядок. Так работает нумерация шагов. Числа 20, 35 и 25 в нашем наборе обозначают количество заявок. Если смешать эти роли, можно получить красивый слайд с непонятным вопросом.
Поэтому до вставки я формулирую одну фразу: что показываем? Если ответ — «на какой маршрут подано больше заявок», остаюсь с числовой диаграммой. Если «что сделать после выбора маршрута», работаю со схемой процесса. Обе задачи могут быть в презентации, но им не обязательно жить в одном объекте.
Как сделать диаграмму в пауэр поинт: сначала проверяю вывод
Для текста слайда открой LibraChat и попробуй такой запрос:
Помоги сформулировать заголовок и короткую подпись для слайда по учебным данным: парк — 20 заявок, набережная — 35, исторический центр — 25. Нужно сравнить текущие количества. Предложи формулировку, которая следует только из этих чисел. Не говори о росте, причинах выбора или будущих продажах: таких данных нет. Отдельно перечисли, какие подписи нужны зрителю для проверки смысла.
Это предлагаемый запрос для обсуждения сообщения. Моя собственная короткая формулировка по исходному набору: «Больше всего заявок — на набережную». Она соответствует 35 как наибольшему значению. А фраза о самом быстрорастущем маршруте потребовала бы сведений о прошлых периодах.
После ответа всё равно сверяю числа и название категории. Хорошо звучащий заголовок не заменяет проверки. Здесь чат помогает со словами и вопросами к данным, а саму диаграмму я создаю и принимаю в PowerPoint.
Если сначала нужно привести в порядок исходные подписи, загляни в материал о шапке таблицы. Затем выбери, какой формат помощи полезен дальше, и посмотри соответствующие условия работы. Описанный запрос не является обещанием готовой презентации файлом.
Последняя проба: поменять 25 на 40
Для самостоятельной проверки в копии замени значение исторического центра с 25 на 40 через данные диаграммы. Теперь оно больше 35. Проверь, изменилось ли графическое представление, а затем перечитай заголовок о набережной.
У нового набора другой лидер — исторический центр с 40 заявками. Такая маленькая проба полезна именно тем, что проверяет одновременно данные и смысл фразы. Одна только перестройка столбца не завершает правку слайда.
Перед передачей оставляю три контрольных вопроса:
Все категории и значения совпадают с выбранным источником?
Подписи объясняют показатель и его единицу?
Вывод остаётся верным после последней правки?
Верни нужные данные и ещё раз посмотри на слайд целиком. Когда значения, рисунок и текст согласованы, диаграмма начинает объяснять твою мысль. До этого у неё может быть отличный вид, но принимать её по одному виду рано.
