Как сделать график работы приёмной на день и месяц
Как сделать график работы приёмной: пройти день от открытия до обедов и фактического учёта, проверить 80 человеко-часов и перенести расписание на месяц.
О
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
9 мин чтения
В девять утра открывается приёмная, посетитель приносит оборудование. Кто оформит приём? Записываю, кто встречает посетителя с техникой в момент открытия. Две заполненные строки ещё не показывают, что нужная работа будет выполнена.
Покажу, как сделать график работы через один учебный день сервисной мастерской. Приёмная открыта по будням с 09:00 до 18:00. Два сотрудника, А и Б, уже работают по установленной сорокачасовой пятидневке с часовым обедом. Оба умеют самостоятельно принимать клиентов. Пройдём рабочий день. Затем перенесём его в недельную и месячную таблицы.
До открытия: как сделать график работы по исходным условиям
До открытия я сверяю условия. Режим уже установлен. Нельзя свободно менять время прихода ради удобной сетки: сначала нужно проверить, какие правила действуют для этих работников.
Статья 100 ТК РФ относит к режиму начало и окончание работы, перерывы, продолжительность недели и чередование дней. Правила внутреннего трудового распорядка закрепляют общие условия с учётом применимых норм, коллективного договора и соглашений. Если режим работника отличается от общих правил, его устанавливает трудовой договор. Новая строка в файле сама эти условия не меняет.
В карточке нашей приёмной я оставляю такие исходные данные:
обслуживание посетителей идёт с 09:00 до 18:00;
на приёме постоянно нужен хотя бы один подготовленный сотрудник;
оба работника приходят в 09:00 и заканчивают в 18:00;
обед А установлен с 12:00 до 13:00, Б — с 13:00 до 14:00;
суббота и воскресенье выходные;
в учебной неделе нет праздников, отпусков и других отсутствий.
По статье 91 нормальная продолжительность ограничена 40 часами за неделю. Это не основание назначать каждому человеку одинаковые сорок часов: сокращённое или неполное время требует своих условий. Здесь сорокачасовая неделя уже дана для обоих работников.
Я собрала карточку до заполнения дат. Неизвестные условия оставляю вопросами. Их проверит ответственный за кадровую работу. Без этой сверки в расписании мог бы появиться выдуманный час обеда.
09:00: смотрю на приём, а не только на присутствие
Смотрю, кто принимает оборудование. В нашем примере и А, и Б могут принять оборудование и оформить обращение. Поэтому отметка доступности каждого действительно означает возможность обслужить посетителя.
В другой приёмной А мог бы отвечать только на звонки. Приём тогда оформляет Б. Заменить его некому. Для такого варианта я выписываю доступность именно этой функции.
Часы не показывают нагрузку. Возможно, в начале дня нужны оба: один принимает оборудование, второй выдаёт готовое. Тогда условие «один постоянно» придётся уточнить для соответствующего интервала. В нашей заготовке такой повышенной потребности нет.
Я проверила интервал 09:00–12:00: доступны двое. В полдень А обедает. Поэтому для обеда понадобится отдельная строка, даже если оба сотрудника записаны в рабочий день.
12:00: как сделать график работы с разнесёнными обедами
В двенадцать обедает А. Приём ведёт Б. Через час они меняются. Время обоих перерывов для учебной заготовки уже установлено надлежащим образом. Простая перестановка клеток не заменяет его согласования и оформления.
Я сделала отдельную таблицу передачи приёма:
Время · Сотрудник А · Сотрудник Б · Кто доступен посетителю
09:00–12:00 — Работает — Работает — А и Б
12:00–13:00 — Обедает — Работает — Б
13:00–14:00 — Работает — Обедает — А
14:00–18:00 — Работает — Работает — А и Б
В 13:20 посетителя принимает А. Такая проверка называет ответственного в конкретный момент, вместо общей отметки «обеды учтены».
Если поставить обоим обед с 13:00 до 14:00, на этот час исполнителя не останется. Рабочие часы в индивидуальных строках при этом могут быть посчитаны правильно. Ошибка возникнет в обслуживании, а не обязательно в сложении.
Отдельный обычный обед по статье 108 не относится к рабочему времени. У А от 09:00 до 18:00 проходит 9 часов. Один час занимает обед. Рабочими остаются 8 часов. У Б получается столько же, только время обеда другое.
Выделенный перерыв должен быть настоящим. Если человек продолжает принимать посетителей во время еды, механически вычитать этот час нельзя. Для работ, где отдельный перерыв невозможен по условиям, статья 108 предусматривает возможность отдыха и питания в рабочее время с установленным порядком. В нашем примере используется обычный отдельный обед.
18:00: сохраняю план и записываю фактическую работу
К закрытию записываю факт. Утренний план сохраняю отдельно. Иначе после замены будет непонятно, кто был назначен на приём и кто работал по факту.
Без отклонений план совпадёт с фактом. Изменения записываю отдельно и передаю ответственному сотруднику: нужно проверить их оформление. Сам факт свободной клетки не означает согласия коллеги заменить отсутствующего.
Статья 91 требует от работодателя учитывать время каждого работника по фактической работе. Поэтому подпись «график» на плановой таблице не делает её таким учётом автоматически.
Я подписываю датами обе версии. Особенно внимательно смотрю на последний час приёма. Отметка «работает сегодня» не рассказывает, когда человек ушёл и состоялся ли обещанный перерыв.
Если после установленного окончания действительно выполнялась работа, её нельзя стереть ради красивого итога. Основания и оформление сверхурочной работы отдельно регулирует статья 99. Рисовать удлинённый день как обычный способ закрыть нехватку людей я бы не стала.
В пятницу: складываю неделю и проверяю выходные
Теперь можно собрать пять одинаковых учебных дней. А и Б отрабатывают по 8 часов в день. Приёмная открыта 9 часов.
Строка недели · Понедельник–пятница · Итог
Работа сотрудника А — 8 часов ежедневно — 40 часов
Работа сотрудника Б — 8 часов ежедневно — 40 часов
Открытая приёмная — 9 часов ежедневно — 45 часов
Общий ресурс работников — Сумма времени А и Б — 80 человеко-часов
У приёмной получается 80 человеко-часов персонала при 45 часах обслуживания посетителей. Это разные величины. Избыток общей суммы не переносит свободное время из утра в пустой обеденный промежуток.
При совпадающих обедах итог работников не изменится. А приёмная будет пустовать по часу ежедневно: в сумме 5 часов за нашу учебную неделю. В нашем варианте эти промежутки заняты поочерёдно А и Б. Отдельно сохраняется вопрос, справится ли один человек с фактической нагрузкой.
Перед закрытием недельной проверки я посчитала и отдых. После пятничного закрытия до полуночи остаётся 6 часов. Затем идут 48 часов двух выходных и ещё 9 часов до понедельничного приёма: всего 63. Для сравнения с этим интервалом статья 110 устанавливает еженедельный непрерывный отдых не короче 42 часов, кроме предусмотренных Кодексом случаев. Двух цветных выходных клеток для такой проверки мало.
На новый месяц: подставляю даты и проверяю кадровые развилки
Проверенный учебный день ещё нельзя размножить на произвольное число строк. Сначала подставляю даты нужного месяца и применимый календарь. Затем сверяю условия каждого работника. Четыре недели по сорок часов не являются универсальной месячной нормой.
Перенос у меня идёт в такой последовательности:
Указываю конкретные рабочие и нерабочие даты периода.
Добавляю известные отсутствия каждого работника.
Рассчитываю запланированные часы по человеку.
Заново проверяю доступность приёмной по интервалам.
Передаю спорные места ответственному за кадровое оформление.
Если в отпуск уходит А, строка Б сама не превращается в дополнительную ставку. Возможно, потребуется другой план обслуживания или надлежаще оформленная замена. Решение о людях нужно принять до окончательного заполнения клеток.
Два сотрудника одновременно днём не создают сменность. Для настоящего сменного режима статья 103 предусматривает учёт мнения представительного органа работников. О графике сообщают не позднее чем за месяц до введения. Две смены подряд по общему правилу запрещены. Для срока ознакомления и запрета двух смен подряд Кодекс предусматривает исключения. Этот месячный срок нельзя автоматически объявлять сроком для любой нашей таблицы.
Суммированный учёт по статье 104 тоже не возникает от названия «на месяц». Для него предусмотрены свои условия введения и порядок в правилах внутреннего трудового распорядка. Если обычный режим не позволяет закрыть потребность приёмной, вопрос возвращается к кадровому решению.
Для оформления расчётных колонок можно продолжить с материалом о работе нейросети с таблицами. Здесь я сохраняю отдельными частями план по датам, итог по работнику и доступность приёма. Так одно число не выдаёт себя за все три проверки.
Перед следующим открытием: отдаю на проверку конкретный день
В чат передаю обезличенные строки А и Б. На их примере сопоставляем время обедов с часами приёма оборудования. Имена сотрудников ничего не добавят к вопросу, кто доступен посетителю в 13:20.
Проверь учебный день приёмной: открытие 09:00, закрытие 18:00. А и Б работают в этих пределах, оба могут самостоятельно принимать клиентов. У А отдельный обед 12:00–13:00, у Б 13:00–14:00. Минимум один сотрудник должен быть доступен весь период приёма. Посчитай рабочее время каждого и покажи, кто принимает посетителей по промежуткам. Затем проверь вариант, где оба обедают 13:00–14:00. Режим уже установлен; не меняй его и не добавляй людей. Для переноса на месяц перечисли недостающие исходные сведения.
Я вручную сверяю час 13:00–14:00. В исходном варианте посетителей должен принимать А. Ответ чата может ошибиться, а проверка одного интервала не подтверждает законность всего документа.
Если собираешься регулярно сопоставлять утренний план с вечерними записями, заранее посмотри условия тарифов. Начни с одного дня, не отправляя лишние сведения о сотрудниках.
Прямо сейчас найди в расписании ближайший обед. Посмотри, какой подготовленный сотрудник останется на приёме в этот час. Именно его рабочий интервал, а не недельный общий итог, должен подтверждать ответ.
малый бизнессотрудникиграфик работытаблицыприёмнаярабочее время
