Как сделать настраиваемые поля в ворде: задать четыре размера, оставить место для подшивки и применить настройки к нужному разделу. Проверяем макет перед печатью.
Денис
Продакт LibraChat
8 мин чтения
В папке должны остаться видны и текст, и условные обозначения у левого края. Я этого не учёл: распечатал памятку для волонтёров архива, подшил её и закрыл креплением часть легенды. На экране всё помещалось. Разобравшись, как сделать настраиваемые поля в ворде, я оставил запас с нужной стороны и отдельно проверил страницы приложения.
Для такой задачи открой в настольном Word вкладку «Макет», затем меню «Поля» и пункт «Настраиваемые поля». В появившемся окне задаются размеры и область применения. Дальше покажу, как не потерять эти настройки в документе из нескольких частей. Речь о Word для Windows; названия пунктов могут немного различаться между версиями.
Подшивка обнаружила ошибку, которую я искал в абзаце
Сначала я сдвинул первую строку вправо. Легенда отъехала от края, а ниже остались адреса стеллажей, которые начинались на прежнем месте. Исправился один абзац. Лист целиком не изменился.
Тогда я собрал требования к памятке заново: формат A4, текст с обеих сторон от него не обрезаем, слева оставляем место для крепления. Большая часть инструкции печатается с одной стороны. Отдельную схему прохода в конце не подшивают, её вешают возле входа.
Мне нужен был запас страницы. Поля ограничивают область набора, а отступ абзаца меняет положение отдельного фрагмента относительно этой области. Пробелы в начале каждой строки тоже не задают поле. После правки текста они легко окажутся в других местах.
Эти способы полезно различать до работы с числами:
Что меняю · Какую задачу решаю · Что проверяю в памятке
Левое и правое поля — Задаю доступную ширину страницы — Весь основной текст начинается внутри нужной полосы
Поле для переплёта — Добавляю место под крепление — Запас не посчитан дважды
Отступ абзаца — Сдвигаю выбранный текст — Остальные абзацы остаются на своих местах
Пустую строку — Разделяю фрагменты по вертикали — Она не используется вместо размера верхнего поля
Я оставил отступы для списков и заголовков. Для левого края всех страниц выбрал параметры страницы. После этого задача перестала распадаться на десятки ручных поправок.
Как сделать настраиваемые поля в ворде с точными размерами
Для основной инструкции я выбрал верхнее и нижнее поля по 2 см, левое 3 см, правое 1,5 см. Это размеры моего макета. Они не заменяют требования организации, куда ты передаёшь документ.
В копии документа настрой четыре значения:
Поставь курсор в основной текст памятки.
На вкладке «Макет» найди меню с вариантами полей страницы.
Через пункт «Настраиваемые поля» открой окно параметров.
Введи размеры у верхней, нижней, левой и правой сторон. Сверь единицы измерения.
Перед подтверждением посмотри на поле «Применить»: для общего изменения выбери весь документ.
Подтверди настройки и проверь первый лист вместе с последним.
Если редактор показывает другие единицы, не считай число без подписи сантиметрами. В поле размера можно ориентироваться на указанную единицу и проверить получившееся значение после подтверждения. Ошибка между сантиметрами и дюймами сразу меняет весь макет.
На A4 шириной 21 см после левого поля 3 см и правого 1,5 см остаётся 16,5 см для полосы набора. Расчёт короткий: 21 − 3 − 1,5 = 16,5. Он помогает понять направление изменения, но не предсказывает количество страниц: на переносы влияют шрифт, таблицы и сам текст.
Мне этого расчёта хватило, чтобы отказаться от идеи расширить левое поле ещё на сантиметр без просмотра документа. Легенда бы выиграла место у крепления, зато длинные строки адресов стеллажей стали бы переноситься чаще.
Дополнительные полсантиметра легко учесть дважды
Параметр «Переплёт» добавляет пространство к полю со стороны крепления. Он нужен, когда этот запас предусмотрен отдельно. Для моей односторонней памятки сторону можно выбрать слева.
Я проверил два варианта. В первом все нужные 3 см уже включены в левое поле, а переплёт равен нулю. Во втором левое поле остаётся 3 см и сверху добавляется ещё 0,5 см для переплёта. Полоса набора во втором случае уменьшается с 16,5 до 16 см.
Оба варианта допустимы как макеты. Ошибка начинается, если договорились о суммарных 3 см, а затем добавили полсантиметра ещё раз. Поэтому в заметке для коллеги я написал не только числа, но и смысл: «Три сантиметра слева уже включают запас для этой папки».
Для двухсторонней брошюры расположение внутреннего края меняется на соседних страницах. Там рассматривают зеркальные поля и проверяют развороты. Я не стал переносить настройки такой брошюры на одностороннюю памятку: наш способ использования другой.
Пробный лист полезнее догадки. Возьми ту папку или крепление, для которых готовишь документ, и проверь видимость крайних обозначений. Одних чисел на экране мне в первый раз оказалось мало.
Как сделать настраиваемые поля в ворде только для приложения
Схему прохода в конце мы хотели распечатать отдельно, с полями по 1,5 см с обеих сторон. Для A4 это даёт 18 см по ширине. Основную подшиваемую инструкцию менять не требовалось.
Разница между страницей и разделом здесь решающая. Обычный разрыв страницы переносит текст дальше, но сам по себе не выделяет независимый участок настроек полей. Для отдельного оформления используется раздел.
Я поставил разрыв раздела перед приложением: на вкладке «Макет» открыл «Разрывы» и выбрал начало нового раздела со следующей страницы. Затем перешёл в текст схемы. В окне настраиваемых полей указал её размеры и применил их к текущему разделу.
Если после приложения есть ещё текст с прежними полями, ему потребуется собственная граница раздела и соответствующие настройки. Для последнего приложения второй границы в конце не понадобилось: дальше документа нет.
Не удаляй найденные разрывы вслепую. Они могут отделять страницы с другой ориентацией или нумерацией. Я сначала включаю отображение непечатаемых знаков, чтобы увидеть границы, а потом решаю, где должна начинаться следующая часть.
У таблицы внутри памятки есть свои размеры. Когда после изменения полей она выходит за доступную полосу, стоит проверить её ширину. А перед передачей новой версии можно воспользоваться материалом о сравнении документов Word. Помимо макета я смотрю, не потерялись ли условия из исходного текста.
После изменения я прохожу документ по границам
Я начал приёмку со схемы прохода: для неё только что появились отдельные настройки. Затем вернулся к подшиваемой части и сверил запас у крепления. По первому листу состояние остальных разделов не видно.
В моей папке было 7 страниц: шесть листов инструкции и последняя схема. Я просмотрел все семь, хотя в списке проверки выделил только границы. Если в твоём файле уже есть несколько разделов, полезно сначала записать, к каким страницам относится каждый. Иначе выбор «ко всему документу» исправит левый край, но одновременно затронет приложение, для которого мы только что выставили другие числа.
После правки одного раздела я возвращаюсь на предыдущую страницу и сравниваю её с исходной копией. Это короткая проверка области изменения. Она помогает обнаружить случайный выбор всего документа до того, как придётся заново восстанавливать размеры остальных частей.
Мой короткий обход документа:
первая страница: поле слева соответствует выбранному запасу;
страница перед приложением: основная инструкция сохранила своё оформление;
начало схемы: применён отдельный размер нужного раздела;
последний лист: нет случайного перехода обратно к другим полям;
предварительный просмотр печати: ни одна значимая подпись не вышла за край.
Если Word предупреждает о непечатаемой области, проверь настройки выбранного принтера. Сокращать поля до нуля в ответ на нехватку места я бы не стал. Лучше выяснить, какой элемент расширяет страницу и можно ли перестроить его без потери читаемости.
Возможности работы с документами можно сравнить в тарифах LibraChat. В нашей задаче полезен прежде всего разбор условий: какой лист подшивается, где нужен отдельный раздел и какие числа уже включают запас.
Вернуть лист туда, где его будут читать
Для подготовки такого разбора открой чат LibraChat и опиши будущий документ. Например:
Помоги составить проверку макета памятки A4. Основной текст подшивается слева: левое поле 3 см уже включает крепление, правое 1,5 см. Последнее приложение печатается отдельно с полями 1,5 см слева и справа. Объясни, какие части выделить разделами и что сверить после настройки. Не добавляй новые нормативные требования.
Чат может помочь разобрать условия и составить последовательность проверки. Числа и область применения выставляй в своём Word, затем смотри весь документ. По одному описанию нельзя увидеть, не выступает ли конкретная таблица за край.
Мою памятку я в итоге проверил в папке. Не с линейкой на экране, а в том положении, где волонтёр будет искать адрес стеллажа. Условные обозначения остались видны. С этого листа я и начал следующий тираж.
