Как сделать поля в ворде, чтобы отчёт можно было подшить
Как сделать поля в ворде для подшивки: настраиваем края страницы, считаем ширину A4 и проверяем таблицу. Разбираем разделы, отступы и ограничения печати без полей.
Евгений
Дизайнер-партнёр LibraChat
7 мин чтения
Из 21 см ширины листа у меня осталось 16,5 см для текста и таблицы. Остальное заняли поля. С этого расчёта я начал переделывать отчёт о подготовке выставочного зала. На экране всё читалось. В папке начало строк скрывалось. Мне требовалось освободить место у корешка и сохранить читаемость всего отчёта.
Поля страницы в Word задают расстояния от её краёв до области основного текста. Команды показываю для приложения Word, установленного на компьютере с Windows. Числа относятся к выбранному примеру: если оформляешь курсовую, реферат или служебный документ по требованиям, сначала возьми размеры из этих требований.
Как сделать поля в ворде для этого отчёта
Я выбрал книжный A4, левое поле 3 см и правое 1,5 см. Верхнее и нижнее взял по 2 см. Дополнительный «Переплёт» в этом расчёте равен нулю. Запас слева уже включён. Размеры выбрал для этого отчёта; универсальной нормой оформления они не становятся.
Чтобы повторить настройку со своими значениями:
Сохрани отдельную копию документа, если хочешь сравнить результат с исходным видом.
Поставь курсор в основной текст и открой «Макет» → «Поля».
Для готового набора выбери подходящий вариант. Для точных чисел нажми «Настраиваемые поля»
В окне параметров страницы задай значения для каждой из четырёх сторон. Проверь единицы измерения.
Посмотри параметр «Переплёт» и область «Применить». Выбери нужную область изменения, затем подтверди настройку.
В моём отчёте одинаковый запас нужен всем обычным страницам, поэтому я проверяю применение ко всему документу. Но бывают отдельные разделы. Если в твоём файле они имеют самостоятельное оформление, не считай изменение одной страницы доказательством изменения остальных. Настройки могут относиться только к текущему разделу.
Это особенно заметно у отчётов с отдельным титулом и альбомным приложением. Щёлкни в другом разделе и посмотри его параметры. Для изменения только одной части используй применение к соответствующему разделу; перед этим он должен быть правильно выделен разрывами разделов. Не удаляй эти разрывы ради одинакового вида: вместе с ними может измениться и другое оформление.
В Word есть отдельный запас под переплёт. Это дополнительное пространство со стороны подшивки. Запасы складываются. Поэтому я не ставлю одновременно увеличенное левое поле и произвольный дополнительный припуск, не пересчитав область текста. Если шаблон уже содержит переплёт, учитывай его. Для двухсторонней брошюры могут понадобиться зеркальные поля с внутренним и внешним краем; это другой макет, который нельзя проверить только на первой странице.
Почему таблице осталось 16,5 сантиметра
Для обычной одноколоночной страницы ширина области набора получается так:
21 − 3 − 1,5 = 16,5 см.
Я проверил себя 2 раза. После вычитания выполнил обратное сложение: 3 + 16,5 + 1,5 = 21. Левый край, область текста и правый край вместе снова дают ширину A4. Это ширина полосы набора. Расчёт относится к книжной странице без дополнительного переплёта. При другой ориентации, формате или припуске числа нужно изменить.
Я собрал параметры отчёта в одну запись, чтобы при доработке не потерять исходное решение:
Параметр · Значение в примере · Что проверяю после изменения
Формат и ориентация — A4, книжная — Страница действительно шириной 21 см
Левое поле — 3 см — Начало строк остаётся видимым у подшивки
Правое поле — 1,5 см — Текст и таблица не выходят за правую границу
Верхнее и нижнее — По 2 см — Страница сохраняет нужный запас сверху и снизу
Дополнительный переплёт — 0 см — Запас не прибавлен второй раз
Область набора по ширине — 16,5 см — Объекты помещаются с учётом своих отступов
Здесь появляется ограничение, которое легко не заметить. Таблица шириной 17 см уже шире полученной области на полсантиметра. Простое изменение полей не обязано удачно перестроить её. Нужно проверить ширину самой таблицы, её положение и читаемость содержимого. Внутренние отступы ячеек тоже забирают место у текста внутри них.
Шрифт пока не уменьшаю. Сначала смотрю, можно ли сократить длинный заголовок без потери смысла, перераспределить ширину столбцов или вынести пояснение из ячейки под таблицу. Если таблице объективно нужен широкий лист, рассматриваю отдельное альбомное приложение. Но это решение для содержания, а не повод случайно повернуть весь отчёт.
У основного текста тоже изменится доступная длина строки. Он может перенестись иначе и занять больше страниц. Поэтому после полей я просматриваю подписи к фотографиям, начало разделов и конец таблицы. Обещать прежнее число страниц при новых размерах было бы странно: площадь для размещения материала изменилась.
Три значения слова «поле», которые я развожу при правке
Отчёт содержит текст и таблицу. Страницы пронумерованы. Если ко всему этому применить один совет «поменяй поля», получится путаница.
Поле страницы относится к геометрии листа. Именно его я настраиваю через «Макет», чтобы оставить пространство под подшивку.
Отступ абзаца сдвигает выбранный абзац относительно границ текста. Если передвинуть только его, таблица и другие абзацы не обязаны последовать за ним. Для моего отчёта это не заменяет изменение левого поля страницы. Отступ первой строки вообще решает отдельную задачу внутри абзаца.
Обновляемое поле Word может выводить номер страницы, перекрёстную ссылку или содержимое оглавления. Его обновление относится к данным документа. Оно не расширяет белую полосу возле корешка. Запрос «обновить все поля» ведёт к другой операции, даже если слово совпало.
Я попробовал сформулировать проверку через видимый результат: если нужно освободить место вдоль всех строк и объектов на странице, сначала смотрю параметры страницы. Если требуется особое положение одного абзаца, смотрю его отступ. Если устарела ссылка на страницу, разбираюсь с соответствующим полем или оглавлением.
Рамка вокруг страницы и цветное оформление тоже не появляются от увеличения чисел в меню «Поля». Рамка — отдельный элемент оформления, которому надо оставить место с учётом печати. В этом отчёте я отказался от декоративной рамки: рядом с подшивкой она усложняла бы проверку края, не помогая читать материал.
Что я проверяю у принтера, прежде чем отдать отчёт
Иногда после настройки меня спрашивают, можно ли просто сделать поля нулевыми. В Word можно попробовать задать нули, но физическая печать до края от этого не становится доступной автоматически. У принтера есть собственная печатаемая область. Её ограничения не отменяются значениями в документе. Нужны сведения о конкретном принтере.
Если нужна именно печать без полей, проверь поддержку этого режима для своей модели, выбранного размера и типа бумаги, а также настройки драйвера. При предупреждении о выходе за печатаемую область не игнорируй его вслепую: часть содержимого может не попасть на лист. Универсальные минимальные поля в миллиметрах я здесь не называю — без сведений об устройстве это была бы догадка.
Для подшиваемого отчёта у меня противоположная задача: сохранить читаемую полосу, а не приблизить буквы к краю. Перед полной печатью я бы проверил один характерный лист с длинной строкой и широкой таблицей. Разместил бы его в той папке, где будут хранить отчёт. Подшивка проверяется физическим расположением листа, а не только симметрией на мониторе.
Мой короткий список приёмки:
Размер бумаги и ориентация совпадают с теми, для которых считалась ширина.
Изменены нужные разделы, а титул и приложения не затронуты случайно.
Таблица и подписи помещаются в новую область набора.
Начало строки читается при размещении листа в папке.
Если требования к отчёту пришли длинным текстом, открой LibraChat и попробуй сначала выделить из них параметры:
Разбери требования к оформлению: [вставь текст]. Отдельно выпиши формат бумаги, ориентацию, поля, припуск под переплёт и исключения для разделов. У каждого пункта укажи фразу из требований. Если размер не задан, поставь «не указан». Не назначай отсутствующие нормы от себя. Затем перечисли вопросы, которые нужно уточнить перед вёрсткой.
Я бы сверил такую выжимку с исходными требованиями: ответ может содержать неточности. Этот запрос помогает разобрать текст, а параметры в Word и результат печати проверяет человек. Общие задачи оформления текста разобраны отдельно; варианты доступа к работе в чате можно сопоставить по тарифам LibraChat.
Я возвращаю пробный лист к папке и читаю начало самой длинной строки. Если его приходится вытаскивать из-под подшивки, мой расчёт ещё не дал нужного результата. Красиво выставленные числа в окне Word этого не исправят.
