Как сделать таблицу больше: заказник без мелкого шрифта
Как сделать таблицу больше в Word и Excel, чтобы читать заказы на экране и бумаге. Мой разбор ширины колонок, переноса текста и ловушки печати на одной странице.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
8 мин чтения
«Крепёж тоже класть?» Сборщик держал полку и мою свежую ведомость, в которой ответ на этот вопрос должен был быть. В файле он был. На бумаге колонки с примечаниями не оказалось. С тех пор, когда меня спрашивают, как сделать таблицу больше, я сначала уточняю: её будут читать с экрана или по ней будут собирать заказ? От ответа зависит, что именно придётся увеличить.
Мой заказник удалось сделать читаемым без мелкого шрифта и сокращений, которые понимает только автор. При этом исходные данные остались на месте. Расскажу, как я перестала растягивать весь прямоугольник и начала отдавать место тем ячейкам, от которых зависит работа.
Полка уехала бы без крепежа
Я собрала в Excel ведомость на 12 заказов мастерской. Там были номер, изделие, размеры, цвет, оплата, дата выдачи и примечание. На одном экране всё помещалось, если немного уменьшить масштаб. Мне казалось, что передать такой список сборщику проще, чем объяснять каждую строку голосом. Я распечатала его и отдала первый лист, не заметив, что примечания уехали на соседнюю страницу.
Потом я перенесла нужный фрагмент в Word. Получилась аккуратная таблица. Узкая, правда. Я сделала одинаковую ширину столбцов: короткому номеру заказа досталось столько же места, сколько описанию комплектации. Длинные названия превратились в вертикальные столбики слов.
Раздражает. Особенно когда документ нужен сейчас.
Первым движением я увеличила масштаб просмотра. Буквы стали крупнее, но сама страница не изменилась. Затем потянула границу таблицы, и она наконец заняла лист по ширине. Победа? Почти. Часть текста всё ещё переносилась так, что глазами приходилось искать продолжение в следующей строке.
Я попробовала сократить описания. Вместо «Полка с настенным креплением, комплект положить отдельно» оставила «Полка, комплект отдельно». Убрала 4 слова, а вопросов стало больше. Какой комплект? От какой полки? В коробку или рядом? Удобное мне сокращение для сборщика звучало как новая загадка.
Уменьшать текст до потери смысла я больше не стала. Проверила, кому в таблице действительно тесно.
Как сделать таблицу больше в Word за счёт коротких колонок
Номер заказа занимал несколько знаков, дата тоже была короткой. Обе колонки выглядели просторнее, чем требовалось. А строка с комплектацией делилась на несколько этажей. Я перестала выравнивать ширину всех столбцов и отдала описанию больше места.
Для настольного Word порядок такой:
Щёлкни внутри таблицы и открой вкладку её макета.
В меню «Автоподбор» выбери подгонку по ширине окна.
Передвинь границу короткого столбца, освобождая место для длинного.
Проверь переносы в ячейке с самым подробным описанием.
В актуальных версиях вкладка называется «Макет таблицы»; в другой редакции название может отличаться. Если нужна определённая ширина, её можно задать числом в параметрах столбца. Тащить мышью удобно, когда подбираешь пропорции. Число полезнее, когда повторяешь уже найденный макет.
Автоподбор по содержимому тоже есть, но я не жду от него понимания задачи сборщика. Он подстраивает размеры под текст. Решение, какой колонке позволено занимать больше места, всё равно принимаю я.
После перераспределения ширины я увеличила шрифт в ячейках. Именно шрифт: высокая пустая строка сама по себе не делает буквы крупнее. Если текст перестаёт помещаться по высоте, нужно проверить параметры строки, особенно заданную точную высоту.
Раньше я добавляла внутри ячеек пустые абзацы, чтобы таблица выглядела просторнее. Получалось до первой правки. Теперь меняю поля ячеек и высоту строки через настройки. Так хотя бы видно, какое свойство отвечает за свободное место.
На этом этапе ведомость в Word уже можно было читать. Но сборщик всё ещё не получил ответ про крепёж.
Нужен был лист на смену, а я печатала весь реестр
Ошибка сидела в составе колонок. Я пыталась уместить на одном листе документ сразу для себя и для сборщика. Мне нужна история расчётов. Ему нужны изделие и комплектация. У нас разные вопросы к одной записи.
Я выписала три заказа и проверила, какие сведения нужны человеку возле упаковочного стола. Получился такой разбор:
Сведение в заказнике · В листе для сборки · Где оставить подробности
Номер заказа — Да: помогает найти нужную коробку — В исходном реестре тоже
Изделие и размеры — Да: отличают похожие изделия — В исходном реестре тоже
Состояние оплаты — Нет: сборщик не принимает оплату — В рабочем реестре владельца
Условия выдачи — Только влияющие на упаковку — Полную договорённость в заказнике
Отдельный крепёж — Да, явной фразой — Рядом с конкретным изделием
Я вернулась в исходный Excel. Заказник сохранила целиком, а для смены выделила отдельный лист с нужными колонками. Это дало больше места описанию, чем очередное уменьшение полей страницы.
Если не можешь решить, что убрать из своего листа, открой чат LibraChat. Он помогает разбирать текст и составлять таблицы. Дай задачу человека, который будет пользоваться документом, и несколько обезличенных строк. Например:
Готовлю лист для сборки заказов мастерской. В исходном реестре есть номер заказа, изделие, размеры, цвет, оплата, дата выдачи, примечание. Сборщик комплектует и упаковывает изделия, оплату не принимает. Предложи, какие колонки оставить на его листе. Объясни каждое исключение. Комплектацию и условия упаковки не сокращай до непонятных обозначений. Если назначение поля неясно, задай вопрос.
Мне здесь нужна помощь с устройством документа. Настраивать ширину в открытом Word всё равно придётся самой. А ещё проверять, не удалилось ли вместе с колонкой условие, о котором знает только владелец заказа. Чат не присутствовал при разговоре с покупателем.
Как сделать таблицу больше в Excel, сохранив рабочий заказник
В исходном Excel я тоже навела порядок. Для длинных примечаний включила перенос текста и подобрала ширину их столбца. Когда название должно читаться целиком, перенос на две строки бывает удобнее, чем ещё один широкий столбец за краем экрана.
Ширину меняют перетаскиванием правой границы буквенного заголовка столбца. Двойной щелчок по этой границе запускает автоподбор. Высоту строки можно изменить между её номером и номером следующей строки. Это команды настольного Excel; в других редакциях расположение элементов может отличаться.
Но есть деталь, которую я сначала пропустила. Ширина меняется у всего столбца листа. Если ниже стоит ещё один блок, правка затронет и его. Поэтому отдельный лист для печати удобен ещё и тем, что его оформление не мешает работать с основным реестром.
Я не объединяю соседние клетки внутри списка заказов ради длинной фразы. Такая красота усложняет последующую обработку записей. Оставляю каждое значение в своей ячейке и работаю с переносом. Заголовок документа над списком можно оформлять отдельно.
А если тебе нужно добавить ещё один заказ, это другая задача: вставить строку. Увеличение высоты клеток новых записей не создаёт. После вставки посмотри, сохранились ли формулы и попала ли новая строка в итоговый диапазон.
Другие способы перестроить данные я разбираю в материале о работе с таблицами. Здесь я остановилась, как только сборщику стало понятно, что лежит в каждой коробке. Украшать реестр дальше было уже незачем.
На экране красиво. Теперь открой печать
Последняя неприятность обнаружилась в предварительном просмотре Excel. Я выбрала размещение листа на одной странице. Программа послушно сжала список, а я снова получила мелкие буквы. После всей возни с шириной.
Отменила эту настройку. Для длинного списка задала одну страницу по ширине, а высоту оставила автоматической. Тогда строки могут продолжиться на следующих листах. Если таблица широкая, стоит проверить альбомную ориентацию и область печати: туда иногда попадает то, что вообще не собирались передавать.
Мне пришлось принять две страницы вместо одной. Ничего страшного не произошло. Страшнее было бы ещё раз вручить человеку лист, на котором буквы есть, а прочитать условие упаковки нельзя.
Перед отправкой я теперь смотрю на три вещи:
Есть ли нужное примечание на том же листе, что и заказ.
Читается ли самая подробная комплектация без угадывания.
Совпадает ли сохранённый PDF с тем, что я собиралась передать.
Для текстового разбора макета достаточно описания задачи; если собираешься прикреплять файлы, доступные условия посмотри в тарифах. Начни с нескольких строк: по ним быстрее заметить, где документ перегружен.
В новой ведомости напротив полки стояло: «Настенный крепёж: отдельный пакет, положить в коробку». Сборщик больше не спрашивал, что делать. Это и был мой критерий размера таблицы: человек видит нужную строку и может закончить работу, не разыскивая меня между коробками.
