Нейросеть делает таблицу из заметок: итоги, формулы и Excel
Нейросеть собирает таблицу из ваших заметок. Готовый запрос, проверка итогов и формулы Excel, которые пересчитают суммы сами после любой правки.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
7 мин чтения
Назовите нейросети столбцы, вставьте заметки как есть и попросите посчитать итог внизу. В LibraChat таблица придёт прямо в ответе, а если попросить «выгрузи в Excel», то файлом.
Оформление тут не риск. Риск в итогах: потерянная строка или неверная сумма стоят денег, и заметить их сложнее, чем кривую рамку. Таблица из чата становится рабочей только после сверки.
Нейросеть соберёт таблицу, если назвать столбцы
Аккуратность заметок для нейросети не так важна, как список столбцов. Ей нужно знать, что вы хотите увидеть в итоге: день, клиент, работа, сумма, оплата. В примере ниже я оставила как есть сокращения дней, точки с запятой и суммы без знака рубля.
Для проверки я взяла типичный случай: маленькая мастерская по ремонту одежды, пять заказов за неделю, записанных в одну строку. Запрос целиком:
Я веду маленькую мастерскую по ремонту одежды. Заказы за неделю записаны как попало: пн, Анна, подшить брюки, 600, оплачено; вт, Олег, замена молнии на куртке, 1500, не оплачено; вт, Мария, ушить платье, 1200, оплачено; чт, Игорь, подшить джинсы, 500, оплачено; пт, Анна, пришить пуговицы на пальто, 300, не оплачено. Сделай таблицу: день, клиент, работа, сумма, оплата. Внизу итог и сколько ещё не оплачено.
Мастерскую замените на своё дело, заказы на свои записи: продажи за день, закупки, расходы на рекламу. Столбцы называйте теми словами, по которым потом будете искать. Телефоны и адреса клиентов для таблицы не нужны, их можно не вставлять. Отправить такой запрос со своими записями в LibraChat можно в обычном чате, отдельный режим не нужен.
Ответ пришёл таблицей на пять строк. Ровно столько, сколько было заказов. Под таблицей итоги:
Я сложила пять сумм из заметок: вышло 4100. Неоплаченных два заказа, куртка и пуговицы, вместе 1800. Сходится. Порядок столбцов тот, что я просила, сокращения дней остались как в заметках, лишнего ничего не появилось.
Как документ эта таблица годится на одну неделю. В учёте за месяц понедельников будет четыре, и «пн» перестанет что-либо значить. Поэтому даты впишите в заметки сами: придумывать их за вас нейросеть не должна.
Итог проверяйте прикидкой, а не доверием
Пять строк легко проверить глазами. Пятьдесят уже нет. А ошибка в итоге всплывёт только при сверке кассы, когда разбираться будет дольше, чем проверить сразу.
Ответы нейросети бывают неточными, и LibraChat тут не исключение: результат с первого раза никто не обещает. Сумма может уехать в соседнюю строку, заказ может потеряться при переносе. Поэтому итог из чата для меня черновик, пока я его не сверила.
Перед тем как перенести таблицу в учёт, я бы проверила четыре вещи:
число строк равно числу записей в заметках, потому что пропущенный заказ не виден, пока его не посчитаете;
итог совпадает с вашей прикидкой: сложите в уме самые крупные суммы, и если разница больше мелочи, ищите строку;
в таблице нет того, чего не было в заметках: лишних столбцов, уточнённых дат, сумм из ниоткуда;
статусы оплаты записаны одинаково, без «оплач.» и «почти оплачено».
Скопируйте таблицу в Excel и поставьте под столбцом сумм обычную СУММ. Если число Excel разошлось с итогом из чата, верьте Excel, но при одном условии: суммы должны встать числами, а не текстом. Число Excel прижимает к правому краю ячейки, текст к левому, и сумму-текст СУММ пропускает молча. И не захватите в диапазон строку «Итого», если скопировали её вместе с таблицей: итог удвоится.
Как таблица от нейросети попадает в Excel
Путь зависит от того, куда таблица пойдёт дальше. У LibraChat их несколько:
таблица в ответе: так приходит просьба «сделай таблицу» без слов «Excel» и «файл», и в браузере над ней есть кнопки «Копировать для Excel» и «Скачать .csv»;
готовый файл Excel: назовите формат прямо в запросе, например «выгрузи в Excel», и файл придёт в ответе; если в ответе написано, что файл готов, а файла нет, результата нет, и просьбу стоит повторить с названием формата;
ваш собственный файл: Excel можно прикрепить к сообщению, и LibraChat ответит по его содержимому.
Для пяти строк хватит кнопки копирования. Для таблицы, которую вы отправите бухгалтеру или партнёру, я бы попросила файл: его не нужно выравнивать после вставки.
Одна оговорка для телефона. В приложении выбор документов уже, чем в браузере, и таблицы там могут быть не видны. Свою таблицу надёжнее прикреплять через браузер.
Одинаковые статусы оплаты из списка проверки кажутся мелочью, пока дело не дойдёт до формул.
Для Excel просите формулы, а не готовые числа
У итога из чата есть подвох, который вылезает через неделю. Это просто число. Вы добавили заказ, исправили сумму, а «4100» в ячейке осталось прежним. Таблица показывает неправду, и никто этого не видит.
Поэтому для рабочей таблицы я спросила по-другому: не «посчитай», а «какие формулы поставить». Запрос целиком:
У меня в Excel таблица заказов: в столбце A дата, B клиент, C работа, D сумма, E оплата со словами «оплачено» или «не оплачено», строки со 2 по 50. Какие формулы поставить внизу, чтобы считались общая сумма, сумма неоплаченных заказов и их количество? К каждой формуле одна фраза, что она делает.
Ответ пришёл с тремя формулами. Функции названы так, как они называются в русской версии Excel, аргументы разделены точкой с запятой:
число неоплаченных заказов: =СЧЁТЕСЛИ(E2:E50;"не оплачено").
Пояснение ко второй формуле:
считает сумму только по тем заказам, где в столбце E стоит «не оплачено».
Эти три формулы можно поставить, например, в строке 52 под таблицей.
Пояснение к каждой формуле я попросила не для красоты. Через месяц вы откроете файл и не вспомните, что считает ячейка в строке 52. Фраза рядом с формулой снимает этот вопрос, её можно вписать в соседнюю ячейку.
Формулы верные, я бы поставила их без правок. Строки со 2 по 50 взяты с запасом, поэтому новые заказы попадут в итог сами, если вписывать их в эти строки. Добавили заказ, и долг клиентов пересчитался без вашего участия.
Формула видит только точное слово. Для неё «не оплачено», «не оплачен» и «неоплачено» три разных статуса. Заказ со вторым вариантом выпадет из суммы долгов, и вы об этом не узнаете. Лечится без нейросети: в Excel на вкладке «Данные» есть «Проверка данных», там можно сделать для столбца выпадающий список из двух значений. Тогда опечатке просто неоткуда взяться.
Прикиньте на своих записях за неделю
Возьмите записи за последнюю неделю, какие есть: сообщения клиентов, заметки в телефоне, чеки поставщиков. Отправьте их одним запросом с перечнем столбцов и просьбой посчитать итог. Пока ждёте ответ, сложите крупные суммы сами.
Сошлось? Тогда переносите таблицу в Excel и ставьте формулы вместо чисел. Не сошлось? Ищите строку, которая потерялась или задвоилась. Чаще всего это видно по числу строк.
Последняя проверка перед тем, как закрыть таблицу: найдите в ней число, которое вы не смогли бы объяснить клиенту или налоговой. Если такое есть, это строка, с которой начинать сверку.
нейросеть таблицабизнес и документыexcelучёт заказов
