«Получили, спасибо». Ответ был вежливым и совершенно заслуженным. В письме я попросила только ознакомиться с вложением. Ничего больше. А сама ждала, что администратор галереи выберет раздел каталога для начала работы. Мне требовалось письмо, которое связывает коммерческое предложение с конкретной просьбой. Ниже — образец после этой правки: сначала я решила, какой ответ хочу получить.
Мы обсуждали редактуру каталога выставки. В предложении были состав работы и условия. Я собрала документ, проверила страницы и приложила его к сообщению «Направляю КП, будем рады сотрудничеству». Коротко получилось. Понятного продолжения не получилось: адресату оставалось угадать, чего я жду после прочтения.
Письмо и коммерческое предложение: образец потерял просьбу
Заказчик не обязан восстанавливать мой план из содержимого файла. На разговоре мы коснулись нескольких вариантов: начать с описаний работ, с вступления к каталогу или со всего текста сразу. В письме я не закрепила даже вопрос о выборе. Приложение рассказывало об услуге, но не говорило за меня, какой шаг мы обсуждаем сейчас.
Я открыла отправленное сообщение и убрала из воображения предыдущий звонок. В прежнем сопровождении было 5 слов: «Направляю КП, будем рады сотрудничеству». Я попробовала ответить на них за получателя. Осталось неизвестно, зачем ему отвечать сегодня, можно ли начать с части материалов и кто должен выбрать эту часть. Не хватало не продающего эпитета. Не хватало рабочего глагола.
В новой версии я попросила подтвердить раздел для первичной оценки. Не «согласовать всё предложение», не «запустить проект», а выбрать, с каких материалов мы продолжим обсуждение. Это соответствовало нашей стадии разговора. Крупное обязательство я не стала прятать в маленькую просьбу «напишите да».
С тех пор я различаю три вещи: само коммерческое предложение, письмо с ним и будущие договорённости. Документ может содержать подробности, письмо помогает в них сориентироваться, а следующий ответ продвигает конкретный вопрос. Иногда всё помещается в тело сообщения. Тогда отдельное вложение не обязательно. Но ясность просьбы остаётся обязательной для моего собственного текста.
Моя исходная тема письма была «КП». Я заменила её на «Каталог выставки: предложение по редактуре». Это не обещание более высокой открываемости. Просто по такой теме легче узнать переписку и позже найти её среди других сообщений. Чужие результаты рассылок к этому частному письму я не приплетаю.