Правила должностной инструкции: что я вычеркнула из ответа нейросети
Правила должностной инструкции на примере SMM-менеджера: кому он подчиняется, как писать обязанности, почему без «иных поручений» и штрафов, кто утверждает.
М
Марина
Контент-маркетолог LibraChat
7 мин чтения
SMM-менеджер подчиняется руководителю отдела маркетинга (или директору компании).
Это первая строка должностной инструкции, которую мне написала нейросеть. Сотрудник ещё не вышел на работу. А уже не знает, кто его начальник.
За три запроса я собрала правила должностной инструкции, и каждое ответы нарушили хотя бы раз. Запросы я писала от лица руководителя мебельной компании, которая нанимает SMM-менеджера. Читателей у инструкции двое: сотрудник, которому нужно понять, чего от него ждут, и работодатель, которому однажды придётся на неё сослаться.
Для второго читателя «или» в подчинении — дыра.
Первый ответ получился бойким и расплывчатым
Первый запрос был в одну строку, как пишут, когда инструкция нужна к понедельнику:
Составь должностную инструкцию для SMM-менеджера в небольшой компании, которая продаёт мебель.
Пришёл живой текст с понятными обязанностями. Одна из них мне понравилась сразу, потому что её можно проверить:
Отвечает на комментарии и сообщения клиентов в течение рабочего дня.
Срок есть. Действие есть. Проверить легко. А вот соседняя строка вписала в документ цифру, которой я не давала:
Запускает таргетированную рекламу с бюджетом до 30 000 ₽ в месяц и анализирует результаты.
Бюджет меняется каждый квартал. Инструкцию из-за этого никто переутверждать не будет, и через полгода цифра в ней станет неправдой. Бюджету место в плане, а в инструкции хватит слов «в пределах утверждённого бюджета».
Несёт ответственность за своевременность публикаций, качество рекламы и соблюдение бюджета.
Это список задач, а не ответственность. Юридически ответственность в инструкции — дисциплинарная и материальная, и её границы задаёт закон, а не текст.
Зато в разделе прав нашлась строка, которую я бы оставила как есть:
Запрашивать у дизайнеров и фотографов материалы для контента.
Хорошее право. Без снимков от фотографа пять постов в неделю не выйдут, и спорить об этом лучше до найма, а не после. Права нужны именно для этого: чтобы сотрудник мог требовать то, без чего не выполнит обязанности.
Тогда я решила перечислить в запросе всё сама.
Второй запрос: файл Word и подчинение без «или»
Составь в Word должностную инструкцию SMM-менеджера мебельной компании. Подчиняется директору по маркетингу. Обязанности: ведёт три аккаунта компании в соцсетях, публикует пять постов в неделю по контент-плану, отвечает на комментарии в течение рабочего дня, раз в месяц готовит отчёт по охватам и заявкам. Без пункта об «иных поручениях» и без штрафов.
«Иные поручения» я убрала не из вредности. По статье 60 Трудового кодекса нельзя требовать работы, не предусмотренной трудовым договором. Пункт «выполняет иные поручения руководителя» без рамки работодателю ничего не даёт, а сотрудника пугает.
В ответ пришёл файл Word. Подчинение исправилось: в нём одна должность, директор по маркетингу, без всяких «или». Все четыре обязанности на месте, с цифрами. Иных поручений и штрафов нет, как я и просила.
Но записаны обязанности существительными: «Ведение трёх аккаунтов», «Публикация пяти постов». Так пишут перечень функций отдела, а не того, что делает конкретный человек. «Ведёт три аккаунта» читается короче и сразу отвечает на вопрос, кто ведёт.
Дальше интереснее. Разделов я не перечисляла, а файл добавил их сам: права, ответственность. Права — два коротких пункта, ответственность — одна фраза «в соответствии с действующим законодательством». Форму документа нейросеть знает. Только разделы вышли тонкими, а самого нужного работодателю, ознакомления под подпись, в файле нет совсем.
И одна строка появилась без запроса: требования к кандидату, высшее или среднее профессиональное образование и опыт в SMM не меньше года. Я их не давала.
Вывод неприятный, но полезный. Подробная часть запроса выходит точной, а то, о чём запрос молчит, нейросеть достраивает по шаблону. Иногда шаблон попадает, иногда добавляет то, чего в компании нет.
Третий запрос: разделы по списку
Его можно брать за основу, заменив должность, подчинение и обязанности своими:
Составь должностную инструкцию SMM-менеджера мебельной компании по разделам: общие положения, обязанности, права, ответственность, порядок ознакомления. Подчиняется директору по маркетингу. Обязанности: ведёт три аккаунта компании в соцсетях, публикует пять постов в неделю по контент-плану, отвечает на комментарии в течение рабочего дня, раз в месяц готовит отчёт по охватам и заявкам. Ответственность — в пределах Трудового кодекса.
Слова «Word» в нём нет, но файл всё равно пришёл: пять разделов с нумерацией, как я перечислила. Обязанности снова глаголами, «ведёт», «публикует», «отвечает». В общих положениях появилась важная строка: сотрудника назначает и освобождает приказом генеральный директор по представлению директора по маркетингу. Прав стало четыре, среди них участие в совещаниях о соцсетях и повышение квалификации.
Ответственность вышла «в пределах, установленных Трудовым кодексом», как я просила. Это не формальность. Статья 192 называет дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение. Других внутренний документ добавить не может, штрафы в том числе. С материальной ответственностью так же: по статье 241 работник отвечает за ущерб в пределах среднего месячного заработка, если закон не предусматривает полной.
Раздел ознакомления тоже на месте: строка «ознакомлен(а) и обязуется её выполнять», дата и подпись. Ради него я и перечисляла разделы.
И всё-таки три места я бы не подписала.
Первое — в ответственности три пункта, и третий звучит как «некачественное ведение аккаунтов и несвоевременное реагирование на комментарии». Это обязанности, пересказанные наоборот, и первый пункт про ненадлежащее исполнение их уже покрывает. Его я бы убрала.
Второе — в первом же пункте ответственности опечатка: «неисполение». В документе, который сотрудник читает перед подписью, такая мелочь бросается в глаза первой.
Третье — те же требования к образованию и опыту, которых не было в запросе. Шаблон повторился во втором файле слово в слово.
Что я дописала руками
Подчинение я оставила одной должностью, без «или». Обязанности — только действия, которые можно проверить: сколько, как часто, в какой срок. Слова вроде «обеспечивает развитие бренда» не проверишь ничем.
Формула простая: глагол в настоящем времени, объём, срок. «Ведёт три аккаунта». «Публикует пять постов в неделю». «Раз в месяц готовит отчёт». В конце месяца можно открыть аккаунты и посчитать. Это и есть проверяемость.
Форму инструкции закон не задаёт, число разделов тоже. Но без подчинения, обязанностей, прав и ответственности документ не работает ни на сотрудника, ни на работодателя.
Из ответственности убрала третий пункт, опечатку исправила.
И уточнила срок ознакомления. По статье 68 с документами, которые связаны с работой, знакомят под подпись ещё до подписания трудового договора. Значит, инструкция должна быть готова к первому дню, а не через месяц после. Сверху ставят гриф утверждения с датой и подписью генерального директора, внизу — лист ознакомления, где сотрудник пишет дату и расписывается.
Требования к образованию и опыту оба файла придумали сами, в запросах их не было. Я бы их сверила с тем, кого реально ищешь: лишнее требование отсекает хороших кандидатов. Как из инструкции потом сделать текст вакансии, разобрано в статье про найм с нейросетью.
Что я теперь пишу в первом же запросе
Почему с первого раза не вышло? Я ждала, что ответ сам соблюдёт правила документа, а он воспроизвёл только форму. Теперь в первом же запросе у меня пять строк: должность и одна должность начальника, разделы по названиям, обязанности с цифрами, «ответственность в пределах Трудового кодекса, без иных взысканий» и «утверждает генеральный директор».
Черновик по такому запросу можно собрать в LibraChat, а потом пройтись по трём местам из этой истории: подчинение, требования к кандидату, ответственность. Как с нейросетью вести остальную кадровую переписку, рассказывает статья для HR.
Открой инструкцию, которая уже лежит у тебя в компании. Найди в ней «иные поручения». Есть ли рядом рамка, какие именно?
правила должностной инструкцииработа и карьерадолжностная инструкциятрудовой кодекс
