Нейросеть для работы с Word: памятка клиенту из заметок
Нейросеть для работы с Word собрала памятку перед фотосессией из заметок: стили заголовков, нумерованный список, таблица «что взять и зачем». Ответы на вопросы.
Денис
Продакт LibraChat
7 мин чтения
Жена снимает семейные фотосессии. Перед каждой съёмкой она отправляет клиентам одно и то же: что надеть, что взять, когда ждать фото. Отправляла голосовыми и заметками из телефона, каждый раз по-разному, и каждый раз кто-то что-то забывал. В октябре мы сели и сделали из этих заметок памятку в Word. Не руками, а одним запросом в LibraChat. Нейросеть для работы с Word здесь оказалась полезна не текстом, а оформлением: заголовки, список, таблица, всё как положено в документе. Жена потом задала мне кучу вопросов про этот файл. Записываю их с ответами, потому что те же вопросы задают все, кто первый раз просит у нейросети документ.
Что именно мы отдали нейросети?
Заметки из телефона, как есть. Без запятых в половине мест, с «2-3» через дефис, с мелкими буквами в начале строк. Вот запрос:
Оформи мои заметки в файл Word для клиентов фотостудии: заголовок «Памятка перед семейной фотосессией», три раздела с подзаголовками (за неделю до съёмки, в день съёмки, после съёмки), в первом разделе нумерованный список, во втором таблица из двух колонок «что взять» и «зачем», в третьем короткий абзац. Текст не сокращай и не дописывай от себя.
Дальше шли сами заметки: про образы в одной гамме, запасную футболку для детей, собаку, расчёску с пудрой, воду, игрушку, плед, 150 фото на выбор и 30 обработанных через 10 дней.
Заметки жена диктовала, а я печатал запрос. Пока она перечисляла, я понял, что половину пунктов она держит в голове и никогда не записывала: про собаку, про запасную футболку. Сам запрос уже оказался полезным, ещё до ответа.
Главное в запросе: мы заранее сказали, что где должно стоять. Не «оформи красиво», а «тут список, тут таблица, тут абзац».
Какой файл пришёл?
Файл «Памятка перед семейной фотосессией.docx». Я открыл его и прошёлся по структуре:
заголовок документа оформлен стилем заголовка, а не просто жирным шрифтом;
три раздела с подзаголовками второго уровня;
в первом разделе четыре пункта нумерованным списком;
во втором таблица: «что взять» и «зачем», четыре строки под шапкой;
в третьем один абзац про 150 фото, выбор 30 и ссылку на 30 дней.
Текст слово в слово из заметок. Ничего не сокращено, ничего не добавлено.
Нейросеть для работы с Word поставила стили. Зачем это?
Это первое, что спросила жена: «А какая разница, жирный текст или стиль?»
Разница большая. Когда подзаголовок оформлен стилем, Word понимает, что это раздел. В панели навигации слева появляются три пункта, по которым можно прыгать. Если потом понадобится оглавление, оно соберётся само. А если захочется поменять шрифт всех подзаголовков, достаточно поправить стиль один раз.
С жирным текстом ничего этого не будет. Это просто текст, который выглядит как заголовок. Я сам раньше оформлял документы жирным шрифтом и каждый раз потом переделывал вручную, когда документ разрастался.
Зачем таблица во втором разделе?
В заметках было: «взять расчёску и пудру чтобы лицо не блестело, воду и перекус для детей, любимую игрушку ребёнка чтобы он отвлёкся, плед если съёмка на улице». Одна длинная строка, в которой вещи перемешаны с причинами.
Таблица разделила их на две колонки:
Что взять · Зачем
Расчёску и пудру — Чтобы лицо не блестело
Воду и перекус для детей
Любимую игрушку ребёнка — Чтобы он отвлёкся
Плед — Если съёмка на улице
Клиент пробегает глазами левую колонку как список сборов. Можно даже распечатать и вычёркивать. А правая отвечает на вопрос «а это зачем?», который иначе задали бы в мессенджере.
Пустая клетка в таблице: недосмотр?
Нет, и это мой любимый момент в этом файле. Для воды и перекуса в заметках не было «зачем». Мы же просили ничего не дописывать. И клетка осталась пустой.
Нейросеть могла бы вписать «чтобы дети не капризничали». Звучит логично. Но это была бы уже её мысль, а не жены. Пустая клетка честно показывает: тут причины нет, решай сама. Жена вписала «съёмка длится час, дети проголодаются». Своими словами, со своим опытом. Я бы на её месте написал что-то общее. А у неё за спиной двести съёмок с детьми, и она знает, через сколько минут начинается «я хочу есть».
Нейросеть для работы с Word сделала файл. Как его править?
Как любой документ Word. Жена поправила мелочи, которые были в заметках: заглавные буквы в начале пунктов, запятые, «2-3» заменила на «2–3». Добавила внизу свой телефон и ссылку на портфолио. На всё ушло минут 10.
Потом она поменяла цвет подзаголовков на свой фирменный, терракотовый. Один раз в стиле, и все три подзаголовка перекрасились. Вот тут она поверила, что стили не просто так.
Если не помнишь, как сохранить документ в нужном формате или в облако, это разобрано в статье как сохранить документ в Word.
Зачем описывать структуру в запросе?
Можно было написать «оформи заметки в Word» и на этом закончить. Я так делать не стал, и вот почему.
В заметках у жены три типа информации. Последовательность действий за неделю: это список, причём нумерованный, потому что порядок важен. Вещи с причинами: это таблица, потому что у каждой вещи есть пара. Условия после съёмки: это абзац, потому что там одна связная мысль про сроки.
Это решение не про красоту, а про смысл. Его могу принять только я, потому что я знаю, как клиенты будут читать памятку. Если отдать это решение на откуп, документ может выйти аккуратным, но неудобным. Поэтому структуру я всегда описываю сам, а оформление отдаю чату.
Сколько времени это заняло?
Я проверил по истории сообщений. Запрос мы писали минут 5, вместе с вспоминанием пунктов. Ответ с файлом пришёл быстро. Ещё 10 минут жена правила мелочи и добавляла контакты.
Раньше на каждого клиента у неё уходило минут 5: найти заметку, переслать, ответить на «а что взять?». При 12 съёмках в месяц это час. Теперь одна ссылка на PDF, и вопросов нет. Час в месяц для фотографа, который ещё и обрабатывает снимки по вечерам, ощутимая разница.
Как памятка попадает к клиентам?
Двумя путями. Тем, кто пишет в мессенджере, жена отправляет PDF: сохранила из Word один раз и пересылает. PDF открывается на любом телефоне и не съезжает. Тем, кто бронирует через сайт, приходит та же памятка ссылкой.
Сам файл Word остаётся исходником. Я сделал для него отдельную папку в облаке, рядом с прайсом и договором, чтобы жена не искала его по всему телефону. Когда что-то меняется, например срок обработки фото, она правит Word и заново сохраняет PDF. Одна версия правды, без пяти разных заметок в телефоне.
За октябрь у неё было 12 съёмок. Вопросов «а что взять?» не было ни разу. Раньше такой вопрос приходил почти от каждого второго клиента.
Нейросеть для работы с Word: что ещё так оформлять?
После памятки мы так же сделали ещё три документа, и тот же подход сработал для каждого:
Прайс с пакетами съёмок: таблица «пакет, длительность, число фото, цена».
Договор на съёмку: нумерованные пункты, подзаголовки разделов.
Инструкцию для ассистента: что делать до, во время и после съёмки.
Каждый раз схема одна: свои заметки, а в запросе явно сказано, где заголовок, где список, где таблица, и «не дописывай от себя». Чем точнее описана структура, тем меньше правок потом.
А что в твоих заметках?
Наверняка у тебя в телефоне есть заметка, которую ты пересылаешь людям уже в десятый раз: инструкция для клиентов, список для гостей, правила для арендаторов. Открой LibraChat, вставь её и опиши структуру: заголовок, разделы, где список, где таблица. Попробуй сегодня и посмотри, сколько вопросов исчезнет, когда вместо заметки будет документ. За одну памятку мы не платили ничего. Про режимы для тех, у кого таких документов десятки, написано на странице тарифов.
нейросеть для работы с wordоформление документастили wordпамятка клиентуфотографLibraChat
