Таблица GPT без плагина: база клиентов из тетради за вечер
Таблица GPT нужна, чтобы обработать каждую строку: разбить ФИО, привести телефоны к одному виду, написать обращение. Как я сделала это в чате без плагина.
О
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр LibraChat
8 мин чтения
У меня небольшой салон, и до прошлой осени вся база клиентов жила в бумажной тетради записи. Около 300 человек. Фамилия, имя, иногда отчество, телефон в любом виде: с восьмёркой, с плюсом, со скобками, с пробелами. Для поздравительной рассылки всё это нужно разложить по столбцам и привести к одному виду. Администратор прикинула: два рабочих дня. Я нашла способ быстрее. Многие для этого ищут «таблица gpt» или плагин, который ставит нейросеть прямо в клетки Excel. Я обошлась без плагина: отправила строки в чат LibraChat и получила готовую таблицу. Ниже настоящий запрос, ответ на 10 строк и три строки, на которых стоит задержаться.
Что ищут под «таблица GPT» и что нужно на самом деле
Под этим запросом обычно ищут одно из двух:
чат, который умеет рисовать таблицы;
дополнение, которое добавляет формулу с нейросетью в Excel или Google Таблицы, чтобы она обработала каждую строку по одному правилу.
Мне было нужно второе по смыслу: одно правило на каждую строку. Разбить ФИО, привести телефон к виду +7 (XXX) XXX-XX-XX, написать обращение «Уважаемая Анна Сергеевна». Формулой Excel это делается тяжело. Пол по имени формула не определит, «ПЕТРОВ игорь» в нормальный вид не приведёт без пяти вложенных функций.
Плагин я ставить не стала. Во-первых, разбираться с подключением и ключами мне некогда. Во-вторых, чат делает то же самое, если дать ему строки и правило. Таблица GPT получается прямо в ответе.
Ставка: два дня администратора
Посчитаю как владелец. Администратор у меня получает за смену около 2 500 рублей. Два дня на перенос базы — это 5 000 рублей и два дня, когда она не звонит клиентам и не ведёт запись. Плюс ошибки: при ручном переносе 300 телефонов пара цифр точно перепутается, и поздравление уйдёт не тому.
С чатом расклад другой. Я отправляла строки порциями и проверяла каждую порцию глазами. На 300 строк ушёл один вечер, около трёх часов вместе с проверкой. Администратор в это время работала с клиентами.
Запрос, который обрабатывает каждую строку
Для статьи я взяла 10 строк из тетради, с теми же трудностями, что и в остальной базе. Запрос собрала так, чтобы в нём было правило на каждую колонку и отдельное правило на сомнительные случаи.
Ниже список клиентов салона, выгруженный из тетради записи. Для каждой строки сделай таблицу со столбцами: Фамилия, Имя, Отчество, Телефон в формате +7 (XXX) XXX-XX-XX, Обращение для рассылки («Уважаемая Анна Сергеевна» или «Уважаемый …»). Если отчества нет — обращайся по имени («Уважаемая Ольга»). Если телефон неполный или пол по имени не определить — оставь клетку пустой и перечисли такие строки под таблицей. Ничего не придумывай. 1. Иванова Анна Сергеевна 8 916 123 45 67; 2. ПЕТРОВ игорь 89031234567; 3. Сидоренко Саша Викторовна +7(925)555-12-34; 4. Ким Ольга 8-977-000-11-2; 5. смирнова екатерина андреевна 7 903 765 43 21; 6. Ахмедов Руслан Тимурович 8 (999) 888 77 66; 7. Белова Женя 9161112233; 8. Кузнецов Алексей Петрович 8 915 2223344; 9. Нгуен Тхи Лан +7 926 4445566; 10. Орлова Мария Ивановна тел. 8-905-321-65-87
Самая важная строка в этом запросе: «оставь клетку пустой и перечисли такие строки под таблицей». Без неё чат мог бы угадать там, где угадывать нельзя.
Что вернула таблица GPT по моим десяти строкам
Ответ пришёл одной таблицей и коротким списком под ней. Таблицу привожу целиком:
Фамилия · Имя · Отчество · Телефон · Обращение
Иванова — Анна — Сергеевна — +7 (916) 123-45-67 — Уважаемая Анна Сергеевна
Петров — Игорь — +7 (903) 123-45-67 — Уважаемый Игорь
Я проверила каждый телефон по тетради. Все семь видов записи приведены к одному: восьмёрка заменена на +7, «89031234567» без пробелов разобран правильно, «тел.» перед номером отброшен. «ПЕТРОВ игорь» и «смирнова екатерина андреевна» стали нормальными словами с заглавной буквы. Неполный номер Ольги Ким, где не хватает цифры, чат не стал достраивать. Клетка пустая.
Три строки, на которых я задержалась
Под таблицей был список строк с пустыми клетками. Вот три из них, дословно:
3. Сидоренко Саша Викторовна — пол по имени «Саша» не определить, обращение пустое.
7. Белова Женя — пол по имени «Женя» не определить, обращение пустое.
9. Нгуен Тхи Лан — пол по имени «Тхи» не определить, обращение пустое. Слова стоят как в тетради: фамилия Нгуен, имя Тхи, третье слово Лан.
Сначала я хмыкнула: у Саши отчество Викторовна, тут всё ясно. А потом перечитала свой запрос. Я сама написала «если пол по имени не определить». По имени и правда не определить. Чат сделал ровно то, что я попросила, и не стал додумывать по отчеству.
Это главный урок всей истории. Правило в запросе исполняется буквально. Поэтому в следующих порциях правило стоит писать шире: «пол определяй по имени, а если имя общее, по отчеству или по окончанию фамилии; если и так неясно, оставь пусто». Тогда у чата есть законное основание заполнить Сашу Викторовну, а по-настоящему спорные строки всё равно останутся пустыми.
С Нгуен Тхи Лан чат тоже поступил честно. Он не стал выдумывать, какое из трёх слов имя, и прямо написал, что разложил слова как в тетради. Я позвонила клиентке и спросила, как к ней обращаться. Она ответила: «Лан». Такие строки лучше решать звонком, а не правилом.
Таблица GPT на 300 строк: как я делю работу
Десять строк проверить легко. Триста уже нет, поэтому я работала порциями и держалась трёх правил:
Одна порция примерно в полстраницы тетради. Её можно просмотреть глазами за пару минут.
Запрос в каждой порции тот же, правила я не меняю посередине. Иначе первая половина базы будет оформлена по одним правилам, а вторая по другим.
После каждой порции читаю список сомнительных строк первым. Это 3–4 строки, которые точно требуют моего решения.
Ещё одна мелочь. Я пишу всё в одном чате: он помнит правила из начала разговора, и в следующих сообщениях достаточно «вот следующие строки».
Как перенести таблицу в Excel
Таблица в ответе уже почти готова. Я забираю её кнопкой «Копировать для Excel», она стоит прямо над таблицей в браузерной версии. В Excel всё встаёт по клеткам, разбивать ничего не надо. Для Google Таблиц удобнее «Скачать .csv».
Если нужен сразу файл, достаточно дописать к запросу «выгрузи в Excel». Без этих слов таблица придёт в ответе, а не файлом, это нормально.
Перед рассылкой я сортирую таблицу по столбцу «Обращение» по возрастанию. Пустые клетки собираются вместе, и я заполняю их руками по списку из ответа. Если исходник у тебя не строки, а заметки вперемешку, пригодится разбор о том, как нейросеть делает таблицу из заметок.
Где без меня не обошлось
Честно скажу, где чат не помог и не должен был. Он не знает, кто из клиентов давно не приходит и кому поздравление уже не нужно. Он не знает, что Женя Белова на самом деле Евгения и любит, когда её зовут полным именем. Это знает администратор.
И проверка телефонов на мне. Чат аккуратно переписал номер, но если в тетради цифра была записана с ошибкой, ошибка переехала в таблицу. Тут помогает только звонок или старая переписка.
Посчитай на своей базе
Посчитай для себя. Сколько строк в твоей тетради, выгрузке или списке поставщиков? Сколько стоит час человека, который будет переносить их руками? У меня вышло 5 000 рублей и два рабочих дня против одного вечера.
Попробуй на первых 10 строках. Открой LibraChat, возьми мой запрос, замени столбцы на свои и вставь строки как есть, со всеми восьмёрками и скобками. Самое ценное придёт под таблицей: список строк, где нужна твоя голова. Такая разборка базы укладывается в бесплатный тариф, а если таблиц у тебя много каждый день, посмотри, что дают платные тарифы.
