Образец документа Word: письмо по ГОСТ, а лист оказался американским
Образец документа Word на примере письма поставщику: какие данные придумала нейросеть, почему лист вышел не А4 и как сделать из письма свой шаблон.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
7 мин чтения
Все данные и формулировки взяты напрямую из запроса пользователя.
Этой фразой ответ сопроводил файл Word с деловым письмом. Открываю файл: адрес на улице Строительной, исходящий номер 45, получатель Иванов И. И., причина переноса поставки. Ни одной из этих строк я не просила.
Мне нужен был образец документа Word — письмо поставщику, в котором компания просит перенести поставку по договору. Такое письмо уходит наружу от имени директора, и каждая строка в нём — позиция компании. Собирается оно из реквизитов по порядку: отправитель, дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись, исполнитель. По ГОСТ Р 7.0.97-2016 его печатают на листе А4 с полями не меньше 20 мм слева, 10 справа и 20 сверху и снизу, с абзацным отступом 1,25 см, а шрифт стандарт рекомендует размером 12–14.
Оба файла я читала так, как их прочтёт поставщик. Самое неожиданное нашлось вовсе не в тексте.
Первый файл: аккуратный и с чужими данными
Первый запрос я написала так, как пишут на бегу, но с названием формата:
Сделай образец делового письма в Word: ООО «Ремстрой» просит поставщика ООО «БетонТорг» перенести поставку бетона по договору № 14 с 20 на 27 октября 2026 года. Подписывает директор.
Над карточкой файла ответ уверяет, что все данные взяты из запроса, а в самом письме их заметно больше
Файл пришёл прямо в ответе: слова «в Word» в запросе для этого хватило. Серая строка под карточкой предупреждает, что функционал пока в бета-тестировании.
Внутри — письмо по всем правилам жанра. Реквизиты отправителя, исходящий номер и дата, адресат, заголовок «О переносе срока поставки бетона», обращение, просьба, «С уважением», подпись. Сама просьба составлена грамотно: номер договора и обе даты на месте, ничего не перепутано.
А дальше начинается то, чего я не писала. Адрес компании — Москва, улица Строительная. Исходящий номер 45. Письмо адресовано генеральному директору поставщика Иванову И. И., с обращением по имени-отчеству. Подписывает генеральный директор П. П. Петров, хотя в запросе был просто директор.
Самая опасная выдумка — причина. В письме сказано, что перенос нужен из-за задержки подготовительных работ на объекте. Причина в официальном письме — это позиция компании: её могут процитировать вам же в переписке о сроках. Если на деле причина другая, письмо говорит неправду от имени директора.
Должность тоже не мелочь. Как называется руководитель, решает устав, и подпись должна совпадать с ним, а не с догадкой.
И ещё сверху стоит заголовок «Деловое письмо», тёмно-синий, с синей линией, а под ним строка-пояснение. Это подпись образца, а не часть письма: перед отправкой её удаляют.
Выходит, строке «все данные взяты из запроса» верить нельзя, проверять приходится сам файл. Можно ли получить образец без чужих фамилий и причин?
Второй запрос: стандарт и пометки вместо догадок
Во втором запросе я назвала стандарт оформления и прямо попросила ничего не додумывать:
Сделай в Word образец официального письма по ГОСТ Р 7.0.97-2016: ООО «Ремстрой» просит поставщика ООО «БетонТорг» перенести поставку бетона по договору № 14 с 20 на 27 октября 2026 года. Подписывает директор. Реквизиты, которых нет в запросе, оставь пометками для заполнения.
Для своего письма замените компании, предмет, номер договора, даты и должность подписанта.
На этот раз описание в ответе совпало с файлом:
Все реквизиты, отсутствующие в запросе (адреса, ИНН, ОГРН, телефоны, ФИО директора, исходящий номер), оформлены как пометки в квадратных скобках для заполнения.
Так и есть. Логотип, адрес, ИНН и ОГРН, телефон и почта, дата, исходящий номер, адрес получателя — всё в квадратных скобках. Дату договора и причину переноса тоже не стали выдумывать: на их месте пометки. Подпись — директор, как в запросе.
Одна строка добавилась, и её я бы оставила: просьба подтвердить перенос до определённой даты. Письменное согласие поставщика — ваш документ, если о сроках потом заспорят.
Мелочи всё же есть. Расшифровка подписи стоит как «Фамилия И. О.», а по ГОСТ Р 7.0.97-2016 инициалы ставят перед фамилией. Внизу пометка «М. П.», хотя печать на письме о переносе поставки не нужна: её ставят там, где этого требуют закон или договор. Нет отметки об исполнителе — фамилии и телефона того, кто готовил письмо. И снова служебные строки сверху: название письма и «Образец по ГОСТ Р 7.0.97-2016».
С этими поправками образец выглядит так. Всё, что стоит в квадратных скобках, заполняете вы.
ООО «Ремстрой»
[юридический адрес], ИНН [ ], ОГРН [ ]
Тел. [ ], e-mail [ ]
[дата] № [исходящий номер]
ООО «БетонТорг»
[адрес получателя]
О переносе срока поставки бетона
Уважаемые господа!
Просим Вас перенести срок поставки бетона по договору № 14 от [дата договора] с 20 октября 2026 года на 27 октября 2026 года. Причина переноса: [причина].
Будем признательны за подтверждение переноса в срок до [дата].
С уважением,
Директор ООО «Ремстрой» [подпись] [И. О. Фамилия]
[фамилия, имя, отчество исполнителя], [телефон]
Текст стал чище. Но я открыла вкладку «Макет», и разговор пошёл о другом.
Лист оказался американским
Оба файла сделаны на листе Letter — американском формате 21,59 на 27,94 сантиметра. Привычный нам А4 — 21 на 29,7. Шрифт в обоих — Calibri 11, после каждого абзаца отбивка, отступа первой строки нет. Слова «по ГОСТ» в запросе поменяли содержание письма, но не лист.
Те же требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 касаются и других служебных документов — приказа, акта, справки, так что проверка пригодится не только для писем. Что стандарт требует и рекомендует, удобно держать перед глазами:
лист А4 или А5;
поля не меньше 20 мм слева, 10 мм справа, 20 мм сверху и снизу;
шрифт Times New Roman, Arial или Verdana размером 12–14;
абзацный отступ 1,25 см, межстрочный интервал от одинарного до полуторного.
Поля в обоих файлах шире минимума, тут претензий нет. А вот лист, шрифт и отступы придётся менять. Письмо на Letter на экране безупречно, и заметит подвох только тот, кто будет печатать и подшивать.
В Word это четыре действия. На вкладке «Макет» в «Размере» выбрать А4. Выделить весь текст и поставить Times New Roman 14. Абзацам основного текста, но не строкам реквизитов и подписи, задать в окне «Абзац» отступ первой строки 1,25 см и убрать интервал после абзаца. И удалить служебные строки над реквизитами.
Текст можно поправить и просьбой в этом же чате: правка ложится в тот же файл. Но размер листа после неё я бы всё равно проверила в «Макете».
Исправленный образец — уже шаблон
Чинить лист в каждом письме заново незачем. Один раз доведённый образец становится шаблоном документа в Word. Впишите постоянные реквизиты: название, адрес, ИНН, ОГРН, телефон, почту. Дату, номер, адресата и текст оставьте пометками.
Затем «Файл», «Сохранить как» и в типе файла — «Шаблон Word (*.dotx)». Word сам предложит папку для личных шаблонов. Новое письмо создаётся через «Файл», «Создать», вкладка «Личные»: открывается копия, а сам шаблон остаётся нетронутым.
Ошибку в тексте видно сразу, а ошибку в листе нет. Поэтому файл с письмом я теперь открываю не с текста, а с вкладки «Макет».
Текст следующего письма можно попросить в LibraChat с вашими данными и пометками для остального, а потом вставить в шаблон: лист и шрифт там уже правильные.
Откройте последнее письмо, которое ваша компания отправляла партнёрам, и загляните в «Макет», «Размер». Там А4?
образец документа wordбизнес и документыделовое письмошаблон word
