Как сделать пдф из Word, из бумаги и когда документа ещё нет
Как сделать пдф из файла Word, из бумаги через сканер телефона или с нуля в нейросети: плюсы и минусы каждого пути и что проверить перед отправкой.
Ольга
Основатель малого бизнеса, партнёр
7 мин чтения
Сделать пдф можно из того, что уже на руках. Есть файл Word — сохраните его как PDF в самом Word. Есть бумага — снимите её сканером телефона. Документа нет — попросите нейросеть сразу прислать PDF.
PDF для клиента должен открыться у него так же, как у вас, и в нём не должно быть ни одной строки, за которую вы не готовы отвечать, вроде «включая НДС» и даты двухлетней давности: обе строки нейросеть вписала в коммерческое предложение сама.
Есть файл Word: сохраните его как PDF, а не распечатайте
Обычный случай: договор, счёт или предложение уже набраны, осталось отправить. Если вы искали, как сделать пдф бесплатно, начните не с сайта-конвертера, а с самого документа: экспорт в PDF стоит в меню Word. Я спросила нейросеть так, как спрашивают перед отправкой клиенту:
Как сделать PDF из документа Word на компьютере и на телефоне, чтобы отправить клиенту и вёрстка не поехала?
Ответ начался с правила, ради которого стоило спрашивать:
Вёрстка не поедет, если PDF сделать экспортом из самого Word, а не скриншотом и не «сохранить как картинку».
Дальше шли кнопки. На Windows: «Файл», затем «Сохранить как» или «Экспорт», тип файла PDF. На Mac тот же путь через «Сохранить как». Запасной путь через печать в PDF ответ тоже назвал, но для клиента советует экспорт: печать хуже сохраняет ссылки и картинки, а на телефоне может сдвинуть поля.
На телефоне логика та же. В приложении Word есть «Отправить копию» с выбором PDF. Без Word выручает меню печати, и на бумагу при этом ничего не уйдёт: откройте файл из «Файлов» или из почты, нажмите «Поделиться» и «Печать». На Android дальше выберите «Сохранить как PDF». На iPhone разведите двумя пальцами превью страницы: откроется готовый PDF, его останется сохранить через «Поделиться» и «Сохранить в Файлы».
Зачем вообще PDF, если можно отправить сам документ Word? Ответ объяснил одной строкой:
Отправляй PDF, не Word: у клиента может не быть тех же шрифтов и версии Word.
Это не формальность. Предложение, у которого у клиента съехала таблица с ценами, читается как небрежность, даже если цифры в нём верные.
Что даёт этот путь и чего стоит:
плюс: шрифты, таблицы и ссылки остаются такими, какими были в Word;
минус: нужен редактор; если Word нет, то же умеют Google Документы: «Файл», «Скачать», «Документ PDF»;
минус: опечатки переедут в PDF вместе с вёрсткой, вычитывать надо до экспорта.
Договор с личными данными клиента я бы не стала загружать на незнакомый сайт-конвертер: тот же результат даёт Word у вас на компьютере. Перевод в PDF на компьютере, обратный путь в Word и что при этом ломается — в разборе как перевести в PDF на компьютере.
Сделать пдф из бумаги: сканер уже лежит в телефоне
Подписанный договор, справка, акт с печатью. Здесь нужен не экспорт, а съёмка. Откройте на iPhone приложение «Заметки» или «Файлы» и выберите сканирование документа; на Android ту же работу делает кнопка сканирования в Google Диске. Телефон сам находит края листа, выравнивает его и собирает несколько страниц в один файл.
Плюс этого пути в том, что сканер не нужен, а печать и подпись видны так, как на бумаге. Минус в качестве: оно зависит от света и от того, насколько ровно лежит лист. И текст в таком файле — снимок, его нельзя выделить и поправить.
Отсюда граница, о которой стоит знать заранее. Распознать текст из такого скана — отдельная задача, и LibraChat чтение сканированных PDF не обещает. Если нужен редактируемый текст, лучше попросить исходный файл у того, кто документ составлял.
Перед отправкой пролистайте файл целиком. Страницы встали по порядку? Последняя, с подписью, читается? Как собрать несколько фотографий в один файл и не перепутать листы, показано в статье про фото в PDF на телефоне.
Документа ещё нет: попросите сразу PDF
Третий случай — когда нет ни файла, ни бумаги. Допустим, клиент ждёт коммерческое предложение к вечеру, а шаблона нет. Создать пдф с нуля можно в LibraChat: достаточно назвать формат в запросе, и файл придёт прямо в ответе. Ни исходник, ни Word, ни шаблон для этого не нужны. Вот запрос, который я отправила:
Пришли PDF: коммерческое предложение клининговой компании «Чистый офис» для бизнес-центра на 1200 кв. м — ежедневная уборка, мойка окон раз в квартал, 95 000 рублей в месяц, договор на год. Коротко, на одну страницу.
Файл PDF пришёл в ответе карточкой
Подставьте свои данные: название компании, объект, услуги, цену и срок договора. Допишите то, чего не было у меня: кому адресовано предложение, кто его подписывает и работаете ли вы с НДС. Слова «Пришли PDF» оставьте: именно название формата делает ответ файлом.
На скриншоте видно, что пришло: одна строка текста и карточка «Коммерческое предложение.pdf», которая скачивается одним нажатием. Ниже серой строкой написано, что функционал пока в бета-тестировании.
Открываю файл. Одна страница, как просила. Наверху «Кому», «От», дата и номер, дальше разделы: предмет предложения, состав услуг, стоимость и условия, подпись. Все мои цифры на месте: 1200 кв. м, окна раз в квартал, 95 000 рублей в месяц, договор на год. Внизу колонтитул с номером страницы. Выглядит как документ, который не стыдно показать.
А теперь построчно, глазами клиента. В файле есть то, чего я не просила:
получатель — бизнес-центр с придуманным названием;
в составе услуг добавились вывоз мусора и уход за напольными покрытиями;
к цене приписано «включая НДС»;
обещание приступить к работе в течение пяти рабочих дней после подписания;
подпись коммерческого директора с придуманной фамилией.
Получателя и подпись я в запросе не дала — их и придумали. А каждая такая строка — обещание клиенту.
Клиент вправе ждать вывоз мусора за те же 95 000. «Включая НДС» — заявление о ваших налогах: если ваша компания НДС не платит, этой строки в предложении быть не должно, формулировку сверьте с бухгалтером. А пять рабочих дней на старт — срок, который придётся выдержать.
И дата. В шапке стоит «Дата: 15 октября 2024 г.», хотя запрос я отправляла в октябре 2026-го. День верный, год нет, и тот же год попал в номер предложения. Клиент увидит в шапке документ двухлетней давности.
Открывать редактор ради исправлений не придётся. Правка пишется в этот же чат: следующая просьба меняет тот же файл, и он остаётся PDF. Я бы написала так: «Поставь дату 15 октября 2026 года, убери вывоз мусора, строку про НДС и срок начала работ, получатель — [название клиента], подпись — [ваша должность и фамилия]». В квадратных скобках — ваши данные.
Где нейросеть подставляет в документ чужие правила и как это остановить запросом, разобрано в истории про памятку в PDF через нейросеть.
Перед отправкой: одна проверка на все три пути
Сделать документ в пдф можно любым из трёх путей, а последний шаг у них один. Ответ на вопрос про Word сформулировал его так:
Перед отправкой открой PDF на телефоне: проверь первую страницу, таблицы и подписи.
Телефон здесь не случаен: вложение клиент вполне может открыть именно с него. К этой проверке я бы добавила три своих:
год в дате и в номере документа;
название файла: «Коммерческое предложение.pdf» в почте клиента потеряется среди чужих, допишите название компании;
отправляйте сам PDF, а не фотографии листов: фото мессенджер сожмёт, поэтому прикладывайте файл через «Файл».
Откройте последнее предложение, которое отправляли клиенту, и отметьте строки, за которые не готовы отвечать: дату, НДС, сроки, услуги сверх договорённого. Сколько их нашлось?
сделать пдфбизнес и документыpdfкоммерческое предложение
